4.0 Introduction (Spreadsheet – LibreOffice Calc)

LibreOffice Calc क्या है?

• LibreOffice Suite का spreadsheet application।
• Default file extension → .ods
• Data analysis, calculations, charts, budgeting, attendance, marksheet आदि के लिए उपयोग।
• MS Excel जैसा interface और functions (SUM, COUNT, AVERAGE, IF आदि)।

Spreadsheet Structure (Basic Concepts)

• Row: Horizontal line (Numbered: 1, 2, 3…)
• Column: Vertical line (Lettered: A, B, C…)
• Cell: Row और Column का intersection → Example: A1
• Active Cell: जहां cursor होता है
• Sheet: Workbook के अंदर एक page
• Workbook: पूरा spreadsheet file

Why Use Spreadsheets? (Real Life Uses)

• ✔ Bank records
• ✔ Student marksheet
• ✔ Budget planning
• ✔ Salary sheet
• ✔ Attendance management
• ✔ Data analysis & reports
• ✔ Charts (Bar, Pie, Line)

Key Features of LibreOffice Calc

• ➤ Automatic calculations (SUM, COUNT, AVERAGE, MAX, MIN)
• ➤ Formatting: Bold, Color, Borders, Alignment
• ➤ Autofill to quickly fill series (1,2,3… / Jan, Feb…)
• ➤ Charts generation
• ➤ Multiple sheets support
• ➤ Data sorting & filtering
• ➤ Conditional formatting

Shortcut Keys (Most Important for CCC Exam)

Advantages of Calc

• Fast calculations
• Large data handling
• Free & open-source
• MS Excel compatible
• User-friendly interface

4.0 Summary

• LibreOffice Calc spreadsheet software है जो data management, calculations और charts बनाने की सुविधा देता है।
• Spreadsheet rows, columns और cells से बना होता है।
• Shortcut keys Calc को तेज़ और efficient बनाती हैं।
• SUM, COUNT, AVERAGE जैसे formula data analysis के लिए essential हैं।

4.1 Objectives (अध्ययन के उद्देश्य — विस्तृत विवरण)

🔹 Objective 1: Spreadsheet Structure को गहराई से समझना

• Spreadsheet एक digital grid system है, जिसमें लाखों cells होते हैं।
• हर cell numeric, text या formula data store कर सकता है—यह database + calculator + table का मिश्रित रूप है।
• इस अध्याय का उद्देश्य learner को rows, columns, sheets, workbook, active cell और address system (A1 notation) की पूर्ण समझ देना है।
• एक user को यह समझना चाहिए कि:
  ✔ Cell address = Column Letter + Row Number
  ✔ A1, B2, C10 जैसे addresses calculations में reference points होते हैं

🔹 Objective 2: Accurate & Fast Data Entry सीखना

• Spreadsheet का सबसे महत्वपूर्ण उद्देश्य है—सही data को सही तरीके से enter करना।
• इस अध्याय में आप सीखेंगे:
  ✔ Numeric data entry
  ✔ Text entry
  ✔ Date & Time formatting
  ✔ Cell editing (F2 shortcut का master use)
• गलत data entry गलत calculations दे सकती है—CCC तथा real-world दोनों में यह critical skill है।

🔹 Objective 3: Cell Manipulation & Formatting में दक्षता प्राप्त करना

• Data को केवल enter करना ही पर्याप्त नहीं है—उसे readable, structured और professionally presentable बनाना भी उतना ही आवश्यक है।
• इस अध्याय में formatting के उद्देश्यों को विस्तार से सीखा जाएगा:
  ✔ Font formatting (Bold, Italic, Size, Color)
  ✔ Cell background color
  ✔ Borders (Top, Bottom, All, Custom)
  ✔ Alignment (Left, Center, Right, Middle)
  ✔ Number formatting: Currency, Percentage, Decimal Places
• सही formatting का उद्देश्य है—report को clean, readable और visually logical बनाना।

🔹 Objective 4: Copy / Cut / Paste / Autofill को Professional Level पर सीखना

• Spreadsheet की productivity सबसे ज़्यादा इन tools से बढ़ती है।
• Objectives:
  ✔ Copy data (Ctrl+C)
  ✔ Paste data (Ctrl+V)
  ✔ Cut data (Ctrl+X)
  ✔ Fill Handle (Autofill) का deep use (1,2,3… series, Jan-Feb-Mar, 10%, 20% आदि)
• Autofill का मुख्य उद्देश्य repetitive work को seconds में करना है।

🔹 Objective 5: Formulas & Functions को समझना और apply करना

• Spreadsheet का सबसे महत्वपूर्ण उद्देश्य है—गणना (calculations) को fast, accurate और dynamic बनाना।
• इस अध्याय के goals:
  ✔ Formula typing (using =)
  ✔ Basic operators (+, -, *, /)
  ✔ Parentheses use ( )
  ✔ Cell references सीखना
  ✔ Relative & Absolute references (A1 vs $A$1)
• Essential functions:
  ✔ SUM() – जोड़
  ✔ COUNT() – count numeric items
  ✔ AVERAGE() – औसत
  ✔ MAX(), MIN() – अधिकतम/न्यूनतम
• Objective → user calculation में कभी गलती न करे।

🔹 Objective 6: Charts का निर्माण एवं Visual Data Representation

• Charts का उद्देश्य है—डेटा को समझने योग्य visual form में बदलना।
• इस अध्याय में learner के goals:
  ✔ Bar chart बनाना
  ✔ Pie chart बनाना
  ✔ Line chart बनाना
  ✔ Chart area, title और legends को modify करना
• Charts reports को professional बनाते हैं और analysis को आसान।

🔹 Objective 7: File Management — Saving, Opening, Exporting

• Calc का default extension → .ods
• Objectives:
  ✔ Save करना (Ctrl+S)
  ✔ Save As
  ✔ Open Spreadsheet (Ctrl+O)
  ✔ PDF Export करना
  ✔ Print Setup और Print Preview
• फाइल को सही तरीके से save करना future data loss से बचाता है।

🔹 Objective 8: Spreadsheet Navigation में Speed बढ़ाना

• Data जितना बड़ा होगा, navigation उतनी महत्वपूर्ण होगी।
• Objective:
  ✔ Ctrl + Arrow Keys → Large data में jump
  ✔ Ctrl + Home / Ctrl + End → Sheet की शुरुआत/अंत पर जाना
  ✔ Shift + Space → पूरी row select
  ✔ Ctrl + Space → पूरा column select
• These shortcuts productivity को 10x बढ़ाते हैं।

🔹 Objective 9: Spreadsheet का Practical Use सीखना

• This chapter prepares you to create:
  ✔ Salary Sheet
  ✔ Attendance Sheet
  ✔ Marksheet
  ✔ Invoice
  ✔ Business reports
  ✔ Budget planning
• Objective → spreadsheet को real-world problem solving में apply करना।

🔹 Objective 10: CCC Exam-Oriented Skills Develop करना

• Cell address, functions, shortcuts, formula application—रटने नहीं बल्कि समझने सीखना।
• Exam में आने वाले conceptual questions:
  ✔ Formula का result
  ✔ Function का meaning
  ✔ Autofill output
  ✔ Cell reference behavior
• Speed + Accuracy दोनों आवश्यक हैं।

4.1 Summary (Deep)

• Spreadsheet chapter data handling और calculations की foundation देता है।
• Calc में data entry, formatting, formulas, functions और charts core learning objectives हैं।
• Shortcut keys spreadsheet को तेज़, आसान और exam-oriented बनाते हैं।
• यह chapter marksheet, salary sheet, budgeting जैसे real-life spreadsheet systems बनाने में सक्षम बनाता है।

4.2 Spreadsheet Basics: Cells, Data Entry, Saving (Very Deep Explanation)

📌 1. Spreadsheet Structure (Cells, Rows, Columns)

🔷 What is a Cell?

• Spreadsheet का सबसे छोटा unit = Cell
• हर cell में text, number, date, formula, percentage आदि store किया जा सकता है।
• Cell को click करने पर वह active cell बन जाता है।
• Formula लगाने के लिए हमेशा "=" से शुरू करना पड़ता है।

🔷 Cell Address (Very Important in CCC)

• हर cell का unique address होता है।
• Cell Address = Column Letter + Row Number
  ✔ A1 → Column A, Row 1 ✔ C5 → Column C, Row 5 ✔ H12 → Column H, Row 12
• Exam Question: "Cell B7 का मतलब क्या?" — Column B, Row 7

🔷 Rows

• Horizontal दिशा में चलती हैं।
• Numbers से पहचानी जाती हैं: 1, 2, 3…
• CCC में अक्सर पूछा जाता है: “Rows को किससे पहचाना जाता है?” — Numbers

🔷 Columns

• Vertical दिशा में होती हैं।
• Letters से पहचानी जाती हैं: A, B, C… Z, AA, AB…
• CCC का common question: “Columns कैसे numbered होती हैं?” — A, B, C…

📌 2. Sheet & Workbook (Basics + Deep)

🔷 Worksheet (Sheet)

• एक sheet एक grid page है जिसमें लाखों cells होते हैं।
• एक Calc file में कई sheets हो सकती हैं।
• Sheet tabs नीचे होते हैं (Sheet1, Sheet2…)
• Sheet rename करने के लिए: Right-click → Rename Sheet

🔷 Workbook

• पूरा Calc file = Workbook
• Workbook के अंदर multiple sheets होती हैं।

📌 3. Data Types in Calc

• Text → Names, Labels, Words
• Numbers → 45, 1200, 98.5
• Date/Time → 13-02-2025, 12:50 PM
• Formulas → =A1+B1
• Percentage → 10%, 45%
• Currency → ₹500, $20
• Boolean → TRUE, FALSE

📌 4. Data Entry (Very Deep)

🔷 Basic Data Entry

• Cell select करें → Type करें → Enter दबाएँ।
• Next cell automatically नीचे move होता है।
• Right move करने के लिए → Tab

🔷 Editing Cell Content

• Cell select करें → F2 दबाएँ → Edit mode खुलता है।
• या formula bar में text edit कर सकते हैं।

🔷 Data Entry Navigation Shortcuts

📌 5. Saving a Spreadsheet (Super Deep)

🔷 Default File Format

• Calc का default extension → .ods (OpenDocument Spreadsheet)
• MS Excel format में save करने के लिए → .xlsx चुनें

🔷 Saving Shortcuts

🔷 Save As Options

• Save as ODS → Default
• Save as XLSX → MS Excel users के लिए
• Save as CSV → Data import/export के लिए
• Export as PDF → Print-ready report

🔷 AutoSave Feature

• Tools → Options → Load/Save → General → AutoSave enable
• AutoSave का उद्देश्य data loss रोकना है।

4.2 Summary (Deep)

• Spreadsheet rows, columns और cells से बना होता है।
• Cell address (A1, B5) सबसे महत्वपूर्ण concept है।
• Data entry, editing (F2), और navigation spreadsheet की foundation skills हैं।
• Calc का default format .ods है, और saving shortcuts (Ctrl+S, Ctrl+Shift+S, Ctrl+O) परीक्षा में पूछे जाते हैं।
• Spreadsheet real-life में marksheet, salary sheet, budget, inventory जैसे कामों में जरूरी है।

4.3 Cell Manipulation (Format, Cut/Copy/Paste, Autofill)

📌 1. Cell Formatting (सबसे गहरा विवरण)

🔷 1.1 Font Formatting

• Bold (Ctrl + B) → headings, totals के लिए उपयोग
• Italic (Ctrl + I) → emphasis
• Underline (Ctrl + U) → important labels
• Font Size → heading को बड़ा, data को छोटा रखने के लिए
• Font Color → important values highlight करने के लिए

🔷 1.2 Cell Alignment

• Left Align (Ctrl + L) → text के लिए
• Center Align (Ctrl + E) → headings & titles
• Right Align (Ctrl + R) → numbers के लिए (common in accounting)
• Vertical Alignment → Top, Middle, Bottom

🔷 1.3 Borders & Shading

• Borders → table structure बनाते हैं (important for marksheet, attendance sheet)
• Shading (Background Color) → header cells को highlight करने में useful
• Border Types:
  ✔ All Borders
  ✔ Outside Borders
  ✔ Top/Bottom Borders
  ✔ Custom Borders

🔷 1.4 Number Formatting

• Currency Format → ₹1000, $120 जैसी values
• Percentage Format → 50% instead of 0.50
• Date Format → 14/02/2025, 14-Feb-25
• Decimal Places adjust करना

📌 2. Cut, Copy, Paste (Most Used Operations)

🔷 2.1 Copy (Ctrl + C)

• Data को copy करके कहीं भी paste कर सकते हैं।
• Copy करने से original data नहीं हटता।

🔷 2.2 Cut (Ctrl + X)

• Data को एक जगह से हटाकर दूसरी जगह ले जाता है।
• Cut = Move

🔷 2.3 Paste (Ctrl + V)

• Copy या Cut किया हुआ data paste करने के लिए।
• Paste formatting भी ले आता है।

🔷 2.4 Paste Special (Ctrl + Shift + V)

• Paste only:
  ✔ Values ✔ Formats ✔ Formulas ✔ Comments ✔ Numbers without formatting
• Very important when removing formatting.

📌 3. Autofill (सबसे शक्तिशाली spreadsheet tool)

🔷 3.1 Autofill कैसे काम करता है?

• Cell में value लिखें → Cell के निचले दाएँ कोने पर cursor ले जाएँ।
• Cursor “+” sign में बदल जाएगा (Fill Handle)।
• Drag करें → Calc automatically series या pattern को continue कर देगा।

🔷 3.2 Autofill Examples

• 1 → 2 → 3 → 4 → …
• A → B → C → D → …
• Jan → Feb → Mar → Apr → …
• Mon → Tue → Wed → Thu → …
• 10, 20, 30, 40 → अंतर 10 है → Calc पैटर्न दोहराएगा।

🔷 3.3 Autofill with Formulas

• Formula automatically अगले rows में adjust हो जाता है।
• Example:
  Cell B2 में है: =A2+10 Drag करने पर → B3: =A3+10, B4: =A4+10

🔷 3.4 Absolute Reference का उपयोग

• यदि formula में किसी value को fix रखना है:
  ✔ $A$1 → Absolute ✔ A$1 या $A1 → Mixed
• Autofill + Absolute Reference = professional spreadsheet skill

📌 4. Clearing and Deleting Data

• Delete Key → केवल cell का content हटाता है
• Right-click → Delete → entire row/column delete कर सकता है
• Edit → Clear Contents → formatting + formulas दोनों हटा सकता है

4.3 Summary (Deep)

• Cell formatting spreadsheet को readable और professional बनाती है।
• Cut/Copy/Paste और Paste Special data movement और transformation का आधार है।
• Autofill repetitive काम को seconds में पूरा करता है।
• Absolute reference ($A$1) formula drag करते समय स्थिर value बनाए रखता है।
• Master operations के लिए जरूरी shortcuts:
  ✔ Ctrl + C / X / V ✔ Ctrl + Shift + V ✔ Ctrl + 1 ✔ F2 ✔ Ctrl + Arrow Keys

4.4 Formulas & Functions (Complete Deep Explanation)

📌 1. Formula Basics (बुनियादी नियम)

• हर formula "=" चिन्ह से शुरू होता है।
• Cell references का उपयोग किया जाता है:
  ✔ A1, B2, C10 ✔ A1 + B1 ✔ A5 * B3
• Formula cell में हमेशा result दिखाता है।
• Formula automatically update होता है, अगर source cells बदल जाएँ।

🔢 Basic Operators

📌 2. Relative, Absolute & Mixed References

🔷 Relative Reference (Default)

• Cell reference drag करने पर बदलता है।
• Example:
  B2 = A2 + 10 Drag ↓ → B3 = A3 + 10

🔷 Absolute Reference ($A$1)

• $A$1 drag करने पर नहीं बदलता।
• Use: जब formula में किसी fixed value की आवश्यकता हो।

🔷 Mixed Reference

• A$1 → Row fix
• $A1 → Column fix

📌 3. Basic Functions (CCC Exam में 100% पूछे जाते हैं)

🔷 3.1 SUM() — जोड़

• =SUM(A1:A10)
• =SUM(A1, B1, C1)
• =SUM(A1:A5, C1:C5)

🔷 3.2 AVERAGE() — औसत

• =AVERAGE(A1:A10)

🔷 3.3 COUNT() — केवल संख्याएँ गिनता है

• =COUNT(A1:A10)

🔷 3.4 COUNTA() — खाली न होने वाले cells गिनता है

• =COUNTA(A1:A10)

🔷 3.5 MAX() — सबसे बड़ी value

• =MAX(A1:A10)

🔷 3.6 MIN() — सबसे छोटी value

• =MIN(A1:A10)

🔷 3.7 PRODUCT() — गुणा

• =PRODUCT(A1:A5)

📌 4. Text Functions (Name Sheets, Labels में उपयोग)

🔷 4.1 CONCATENATE() / CONCAT()

• =CONCAT(A1, " ", B1)
• =A1 & " " & B1 (easy method)

🔷 4.2 LEFT(), RIGHT(), MID()

• =LEFT(A1, 3)
• =RIGHT(A1, 4)
• =MID(A1, 2, 5)

🔷 4.3 LEN()

• =LEN(A1)

🔷 4.4 LOWER(), UPPER()

• =LOWER(A1)
• =UPPER(A1)

📌 5. Logical Functions (Decision Making)

🔷 5.1 IF()

• =IF(A1>=40, "Pass", "Fail")
• =IF(B1>5000, B1*10%, 0)

🔷 5.2 AND(), OR()

• =AND(A1>10, B1<20)
• =OR(A1="Male", A1="Female")

🔷 5.3 NOT()

• =NOT(A1="Yes")

📌 6. Date & Time Functions

• =TODAY() → आज की तारीख
• =NOW() → तारीख + समय
• =DAY(A1), =MONTH(A1), =YEAR(A1)
• =DATEDIF(A1, B1, "D") → दिनों का अंतर
• =EDATE(A1, 2) → 2 महीने आगे की तारीख

📌 7. Math Functions

• =ROUND(A1, 2)
• =CEILING(A1, 1)
• =FLOOR(A1, 1)
• =SQRT(A1)
• =ABS(A1)

📌 8. Search Functions

• =SEARCH("Rahul", A1)
• =FIND("A", A1)

📌 9. DATABASE FUNCTIONS (SUPER IMPORTANT & ADVANCED)

🔷 Database Function Structure

=Dfunction(Database Range, Field, Criteria Range)

🔷 9.1 DSUM()

• =DSUM(A1:E20, "Salary", G1:H2)
• Meaning → केवल उन rows की salary का total जिन्हें criteria पूरा करते हैं।

🔷 9.2 DCOUNT()

• =DCOUNT(A1:D20, "Marks", G1:H2)

🔷 9.3 DAVERAGE()

• =DAVERAGE(A1:D20, "Age", G1:H2)

🔷 9.4 DMAX(), DMIN()

• =DMAX(A1:D20, "Salary", G1:H2)
• =DMIN(A1:D20, "Marks", G1:H2)

📌 10. Financial Functions (Basic Useful)

• =PMT(rate, nper, pv) → EMI
• =FV(rate, nper, payment) → Future Value
• =NPV(rate, values)

📌 11. Lookup Functions (advanced but important)

• =VLOOKUP(value, range, col_index, 0)
• =HLOOKUP(value, range, row_index, 0)
• =MATCH(value, range, 0)
• =INDEX(range, row, col)

4.4 Summary (Deep)

• Formulas spreadsheet की backbone हैं।
• SUM, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN सबसे जरूरी functions हैं।
• Absolute reference ($A$1) real-life spreadsheets के लिए आवश्यक skill है।
• IF, AND, OR decision-making के लिए powerful हैं।
• Database functions (DSUM, DAVERAGE, DCOUNT) advanced level calculations के लिए उपयोग होते हैं।
• Lookup functions (VLOOKUP, MATCH, INDEX) बड़े databases के लिए आवश्यक हैं।

4.5 Charts (Bar, Pie, Line & ALL IMPORTANT CHART TYPES)

📌 1. Chart क्या है?

• Chart data का एक graphical representation है।
• Numbers को visual रूप में बदलकर आसानी से compare, analyze और understand किया जा सकता है।
• Charts रिपोर्ट, presentation, management reports, marksheet analysis, business data में सबसे ज्यादा उपयोग होते हैं।

📌 2. Chart कैसे Insert करें?

• Step-1: उस डेटा को select करें जिसे आप chart में बदलना चाहते हैं।
• Step-2: Insert → Chart पर क्लिक करें।
• Step-3: Chart Wizard खुलेगा → chart type चुनें।
• Step-4: Data Range, Labels, Series चुनें।
• Step-5: Finish क्लिक करें।

📌 3. Bar / Column Chart (सबसे लोकप्रिय chart)

Bar Chart data को horizontal bars के रूप में दिखाता है। Column Chart vertical bars दिखाता है।

🔷 उपयोग:

• Marks comparison
• Sales comparison
• Attendance comparison
• Year-wise growth comparison

🔷 Example:

यदि Student Marks हैं: 50, 70, 90 → Bar chart bars की height scores दर्शाएगी।

📌 4. Pie Chart (Circular Chart)

Pie chart पूरे data को एक circle में parts (slices) के रूप में दिखाता है।

🔷 उपयोग:

• Percentage share दिखाने के लिए
• Market share
• Budget distribution
• Population ratio

🔷 Example:

Budget: Food 40%, Rent 30%, Travel 20%, Other 10% → Pie chart 4 slices दिखाएगा।

📌 5. Line Chart (Trend Analysis)

Line chart data points को lines से जोड़ता है। यह समय आधारित डेटा (Time-Series Data) के लिए सबसे उपयोगी है।

🔷 उपयोग:

• Year-wise sales trend
• Temperature changes
• Performance growth
• Stock price movement

🔷 Example:

Sales: Jan → 10, Feb → 12, Mar → 18 → Line chart एक बढ़ती हुई line दिखाएगा।

📌 6. Area Chart

Line chart जैसा, लेकिन नीचे की region filled होती है। यह growth या accumulation को दर्शाता है।

• Trend + Volume दोनों दिखाने के लिए
• Population growth
• Production volume

📌 7. Scatter Chart (X-Y Chart)

Scatter chart दो variables के बीच relationship दिखाता है। उदाहरण: Height vs Weight.

• Correlation देखने के लिए
• Engineering / science data
• Distribution patterns

📌 8. Bubble Chart

Scatter chart का advanced version → तीसरा variable bubble size से दिखता है।

• Business analysis
• Market representation
• Profit comparison

📌 9. Doughnut Chart

Pie chart जैसा लेकिन बीच में hole होता है।

• Multi-level percentage data
• Budget allocations
• Survey results

📌 10. Stock Chart (High-Low-Close)

Stock market, prices और fluctuations दिखाने के लिए उपयोग होता है।

• Open, High, Low, Close values
• Financial data

📌 11. Radar (Spider / Net) Chart

Performance comparison दिखाने के लिए best chart।

• Student skill comparison
• Employee performance
• Sports performance

📌 12. Chart Customization

• Chart title बदलना
• Axis title जोड़ना
• Legend जोड़ना/हटाना
• Chart background color change करना
• Data labels दिखाना (values on bars)
• 3D charts enable करना

📌 13. Shortcut Keys for Charts

📌 14. CCC Exam Important Points

• Pie chart → Percentage
• Bar/Column chart → Comparison
• Line chart → Trend
• Scatter chart → Relationship
• Doughnut → Multi-level percentage
• Stock chart → Financial data

4.5 Summary (Deep)

• Charts data visualization का सबसे अच्छा तरीका हैं।
• Calc में कई प्रकार के charts उपलब्ध हैं: Bar, Pie, Line, Scatter, Area, Bubble, Radar, Stock आदि।
• Chart Wizard data range, labels और types को आसान बनाता है।
• CCC exam में Pie, Bar, Line के direct questions आते हैं।
• Customization options charts को professional बनाती हैं।

4.6 Sorting & Filtering (LibreOffice Calc – Very Deep)

📌 1. Sorting (Ascending / Descending)

🔷 1.1 Sorting क्या है?

• Sorting का मतलब है data को किसी विशेष क्रम (order) में लगाना।
• Example: ✔ Names को A से Z तक ✔ Marks को कम से ज़्यादा या ज़्यादा से कम ✔ Dates को पुरानी से नई या नई से पुरानी

🔷 1.2 Simple Sorting (Single Column)

• Step–1: उस column में किसी cell पर cursor रखें जिसे sort करना है।
• Step–2: Data → Sort या toolbar पर Sort Ascending / Sort Descending icon से।
• Ascending = छोटे से बड़े (A→Z, 1→9)
• Descending = बड़े से छोटे (Z→A, 9→1)

🔷 1.3 Sorting के लिए Important Tips

• हमेशा पूरी table select करें, सिर्फ़ एक column नहीं; वरना data mismatch हो सकता है (नाम और marks अलग हो जाएँगे)।
• अगर first row headings है (Name, Class, Marks), तो “Range contains column labels” option को tick करें।

🔷 1.4 Advanced Sorting (Multiple Columns)

• Data → Sort से multiple levels पर sort कर सकते हैं।
• Example: 1️⃣ पहले Class के अनुसार sort 2️⃣ फिर उसी Class के अंदर Name के अनुसार sort
• Sort dialog में:
  ✔ Sort by: Class (Ascending)
  ✔ Then by: Name (Ascending)

🔷 1.5 Custom Sorting (Text Order Based)

• Example: “High, Medium, Low” — alphabetical नहीं, बल्कि custom order चाहिए।
• Data → Sort → Options → Sorting Order → Define Custom Sort Order
• Custom list बनाकर “High > Medium > Low” के अनुसार sort कर सकते हैं।

📌 2. Filtering (Only Required Data Show करना)

🔷 2.1 Filtering क्या है?

• Filtering का उद्देश्य है—पूरे data को हटाए बिना, सिर्फ़ selected rows दिखाना जो किसी condition को पूरा करती हों।
• Example: ✔ सिर्फ़ वही students जिनके marks > 60 हैं ✔ सिर्फ़ “Delhi” वाले customers

📌 2.2 AutoFilter (सबसे ज़्यादा use होने वाला)

🔷 AutoFilter ON कैसे करें?

• Step–1: Table की heading row (Name, Class, Marks…) select करें।
• Step–2: Data → AutoFilter पर click करें।
• अब हर heading के साथ एक dropdown arrow दिखेगा।

🔷 AutoFilter से Filtering कैसे करें?

• जिस column पर filter लगाना है उसके dropdown को click करें।
• आपको list of values दिखाई देगी।
• जिस value को देखना है उसे tick करें, बाकी untick करें।
• Example:
  Marks column → Filter > 60 only
  City column → केवल “Delhi”

📌 2.3 Standard Filter (Advanced Conditions)

🔷 Standard Filter कब use करें?

• जब simple equal वाला filter पर्याप्त न हो।
• जब multiple conditions लगानी हों:
  ✔ Marks >= 40 AND < 80
  ✔ City = “Delhi” OR City = “Mumbai”

🔷 Standard Filter कैसे लगाएँ?

• Step–1: Data Range select करें।
• Step–2: Data → More Filters → Standard Filter
• Dialog में options:
  ✔ Field name (किस column पर condition लगानी है)
  ✔ Condition (=, <>, <, >, <=, >=)
  ✔ Value (जैसे 50, “Delhi”)
  ✔ AND/OR से multiple conditions जोड़ना

🔷 Standard Filter Example:

• Example 1: “सिर्फ़ वे students जिनके marks 40 से ज़्यादा और 80 से कम हों”
  Field: Marks | Condition: >= | Value: 40
  AND
  Field: Marks | Condition: <= | Value: 80
• Example 2: “Delhi या Mumbai के students”
  Field: City | Condition: = | Value: Delhi
  OR
  Field: City | Condition: = | Value: Mumbai

📌 3. Advanced Filtering (Criteria Range)

• आप sheet के ऊपर या अलग जगह criteria range बना सकते हैं।
• Example:
  G1 → “Marks”
  G2 → “>=60”
• Data → More Filters → Advanced Filter → Criteria range select करें।
• Calc केवल वही rows दिखाएगा जो criteria को match करती हैं।

📌 4. Sorting vs Filtering (अंतर)

📌 5. Useful Shortcuts & Tips

• Ctrl + A → पूरी table select कर sorting करना safe रहता है।
• Ctrl + Home → Top-left (A1) पर जल्दी पहुँचने के लिए।
• Data → AutoFilter बार-बार use होने वाले menu में से एक है।
• Filter लगाने से original data delete नहीं होता, सिर्फ़ temporarily hide होता है।

4.6 Summary (Deep)

• Sorting data को specified order में arrange करता है (Ascending/Descending)।
• Multiple column sorting complex reports के लिए useful है (Class + Name, City + Name)।
• AutoFilter basic filtering के लिए आसान और तेज़ है।
• Standard Filter advanced conditions (AND/OR) के लिए use होता है।
• Sorting data का order बदलता है, Filtering सिर्फ़ visibility बदलती है।
• CCC exam में Sorting (Ascending/Descending), AutoFilter और Filter vs Sort पर अक्सर questions पूछे जाते हैं।

4.7 Pivot Table (Deep & Advanced Explanation)

📌 1. Pivot Table क्या है?

• Pivot Table एक ऐसा tool है जो बड़े data को summarize, analyze, group और report बनाता है।
• यह formula-free reporting system है।
• यह rows, columns, filters और summary fields की मदद से dynamic reports बनाता है।

📌 2. Pivot Table कैसे Insert करें?

• Step 1 → पूरा data (with headings) select करें।
• Step 2 → Data → Pivot Table → Create
• Step 3 → “Current Selection” चुनें।
• Step 4 → Pivot Layout window खुलेगा।
• Step 5 → Fields को Rows, Columns, Data और Filters में drag करें।
• Step 6 → OK पर क्लिक करें।

📌 3. Pivot Table Layout समझें (Very Deep)

Pivot Table को चार मुख्य क्षेत्रों में divide किया जाता है:

🔷 1. Rows Area

• यह categories decide करता है।
• Example: Class-wise summary, City-wise summary

🔷 2. Columns Area

• यह data को column-wise divide करता है।
• Example: Boys vs Girls count

🔷 3. Data (Values) Area

• Summary calculations यहाँ होती हैं:
  ✔ SUM
  ✔ COUNT
  ✔ AVERAGE
  ✔ MAX
  ✔ MIN

🔷 4. Filters Area

• इससे पूरी Pivot Table को किसी category के अनुसार filter कर सकते हैं।
• Example:
  ✔ केवल “Class 10” देखना ✔ केवल 2023 का sales data

📌 4. Example: Student Result Pivot Table

मान लीजिए आपका data है:

• Name
• Class
• Gender
• Marks

🔷 Pivot Layout:

• Rows → Class
• Columns → Gender
• Data → SUM(Marks) या AVERAGE(Marks)

Result: आपको class-wise और gender-wise summary instantly मिल जाएगी।

📌 5. Pivot Table में किस प्रकार के Summary Functions उपलब्ध हैं?

📌 6. Pivot Table में Grouping

Grouping Pivot Table की सबसे advanced feature है।

🔷 किसके लिए उपयोग होता है?

• Date को Month/Year में बदलने के लिए
• Age को groups में बदलने के लिए (0–10, 10–20…)
• Marks को ranges में बदलने के लिए

🔷 Example:

• Dates → Automatically months/years में grouped
• Marks → 0–40 (Fail), 41–60, 61–80, 81–100

📌 7. Pivot Table Refresh करना

• Source data बदलने पर Pivot Table अपने आप update नहीं होती।
• Right-click Pivot Table → Refresh

📌 8. Pivot Table Formatting

• Pivot की layout को बदल सकते हैं:
• ✔ Colors
• ✔ Borders
• ✔ Font style
• ✔ Number format (₹, %, date)
• ✔ Subtotals on/off

📌 9. Pivot Table में Calculated Fields

🔷 Calculated Field क्या है?

• Pivot Table में अपना custom formula apply करना।
• Example: ✔ Bonus = Salary × 10% ✔ Total = Quantity × Rate

📌 10. Pivot Table के फायदे (Advantages)

• बहुत बड़े data को summarize कर पाता है।
• Dynamic report — drag-and-drop system।
• Zero formulas required।
• Analysis बहुत आसान और तेज़।
• Business reporting में अत्यधिक महत्वपूर्ण।

📌 11. CCC Exam Special Points

• Pivot Table = Data Summarization Tool
• Rows + Columns + Data fields का use पूछा जाता है
• Pivot Refresh option बार-बार exam में आता है
• Pivot बिना formulas के काम करता है
• Pivot grouping question लगभग हर exam में मिलता है

4.7 Summary (Deep)

• Pivot Table बड़े dataset को summarize करने का सबसे आसान तरीका है।
• Rows, Columns, Data और Filters fields के आधार पर dynamic report बनती है।
• SUM, COUNT, AVERAGE जैसी summaries बिना formula के मिलती हैं।
• Grouping Pivot Table की सबसे advanced सुविधा है।
• Refresh button से डेटा update होता है।
• CCC exam में Pivot Table से छोटे questions आते हैं।

4.8 Shortcut Keys (LibreOffice Calc – FULL MASTER LIST)

📌 1. Basic File Operations Shortcuts

📌 2. Editing Shortcuts

📌 3. Navigation Shortcuts (Speed Boosters)

📌 4. Selection Shortcuts

📌 5. Sheet Management Shortcuts

📌 6. Formula Shortcuts

📌 7. Formatting Shortcuts

📌 8. Row & Column Management Shortcuts

📌 9. Data Handling Shortcuts

📌 10. Chart Shortcuts

📌 11. Viewing Shortcuts

📌 12. Special & Rare Shortcuts (Advanced User)

4.8 Summary (Deep)

• Calc shortcuts speed और productivity को कई गुना बढ़ाते हैं।
• F2, Ctrl+Shift+V, Ctrl+1, Ctrl+Arrow सबसे ज़रूरी shortcuts हैं।
• Editing, selection, navigation, formulas, formatting — सभी categories कवर की गई हैं।
• CCC Exam में सबसे अधिक पूछे जाने वाले shortcuts को specially highlight किया गया है।

4.9 Chapter Summary (Spreadsheet / LibreOffice Calc)

📌 1. Spreadsheet Basics

• Spreadsheet rows और columns का grid होता है जिसमें हर intersection को cell कहा जाता है।
• Cell का पता (Address) column letter + row number से बनता है जैसे A1, B5।
• Worksheet कई sheets मिलकर Workbook बनाती हैं।
• Data entry directly cell में या Formula Bar से की जाती है।
• Calc में data को numbers, text, formulas और functions के रूप में enter किया जा सकता है।

📌 2. Cell Manipulation

• Copy (Ctrl+C), Cut (Ctrl+X), Paste (Ctrl+V) के द्वारा data को move किया जाता है।
• Paste Special (Ctrl+Shift+V) केवल values, formats या formulas को paste करने देता है।
• Fill Handle का उपयोग series (1,2,3… / Jan, Feb…) बनाने के लिए किया जाता है।
• Cell formatting (Bold, color, borders, alignment) Calc को readable बनाता है।

📌 3. Formulas & Functions (Chapter का MOST IMPORTANT हिस्सा)

• हर formula “=” से शुरू होता है।
• Calc functions:
  ✔ SUM() – जोड़
  ✔ AVERAGE() – औसत
  ✔ COUNT() – entries count
  ✔ MAX(), MIN() – सबसे बड़ी/छोटी value
  ✔ IF() – logic function
• Cell references:
  ✔ Relative (A1)
  ✔ Absolute ($A$1)
  ✔ Mixed (A$1, $A1)
• AutoSum (Σ) calculations को तेज करता है।

📌 4. Sorting & Filtering

• Sorting data को ascending (A→Z, 0→9) या descending (Z→A, 9→0) में arrange करता है।
• Multi-level sorting दो या अधिक columns के आधार पर किया जा सकता है।
• AutoFilter केवल आवश्यक rows को screen पर दिखाता है (बाकी hidden रहती हैं)।
• Standard Filter AND/OR conditions पर based advanced filtering है।

📌 5. Charts (Data Visualization)

• Charts data को आसानी से समझने योग्य visual format में बदलते हैं।
• Common chart types: Bar, Column, Pie, Line, Area, Scatter, Bubble, Radar।
• Pie chart percentage दिखाने के लिए सबसे उपयुक्त है।
• Line chart trends (समय आधारित data) के लिए perfect है।
• Charts को customize किया जा सकता है — titles, labels, colors, legends।

📌 6. Pivot Table (Advanced Data Analysis)

• Pivot Table बड़े data को summarize करने का सबसे powerful tool है।
• Rows → Categories
  Columns → Sub-categories
  Data → SUM, COUNT, AVERAGE
  Filters → Complete report filtering
• Pivot grouping (Date → Months/Years) advanced reporting के लिए उपयोग होता है।
• Pivot Refresh करने से updated data reflect होता है।

📌 7. Shortcut Keys (सबसे महत्वपूर्ण)

• F2 → Edit Cell
• Ctrl+1 → Format Cells
• Ctrl+Shift+V → Paste Special
• Ctrl+Arrow → Jump to last filled cell
• Ctrl+Page Up/Down → Switch Sheets
• Shift+Space → Select Row
• Ctrl+Space → Select Column

📌 8. Chapter Importance for CCC Exam

• Spreadsheet chapter CCC में सबसे scoring माना जाता है।
• Formulas, Charts और Shortcut Keys exam में सबसे अधिक पूछे जाते हैं।
• Pivot Table पर भी छोटे छोटे conceptual प्रश्न आते हैं।
• Cell reference और AutoFill concept 90% छात्रों का favorite scoring topic है।

📌 Final Summary (One-Glance Revision)

• Spreadsheet rows, columns और cells से बना digital calculation sheet है।
• Calc data entry, storage, calculation और analysis के लिए powerful tool है।
• Formulas और functions data calculation का मूल आधार हैं।
• Sorting & Filtering data management और खोजने को आसान बनाते हैं।
• Charts data को visually present करते हैं।
• Pivot Table बड़े data को कुछ सेकंड में summarize कर देता है।
• Shortcut keys efficiency और speed को 10 गुना बढ़ाती हैं।

4.10 Model Questions & Answers — CCC Exam Focus

📌 Part–1: Multiple Choice Questions (MCQs)

📌 Part–2: True / False

• 1. SUM() function average निकालने के लिए उपयोग होता है। → False
• 2. Pie Chart percentage दिखाने के लिए सबसे अच्छा होता है। → True
• 3. Pivot Table में formula manually लिखना पड़ता है। → False
• 4. F2 cell editing के लिए उपयोग होता है। → True
• 5. Ctrl+Space पूरा column select करता है। → True
• 6. COUNT function text values को count करता है। → False
• 7. Calc एक spreadsheet software है। → True

📌 Part–3: Fill in the Blanks

• 1. Formula always begins with ________. → =
• 2. ________ shortcut is used to open Format Cells dialog. → Ctrl + 1
• 3. ________ function is used to add values. → SUM()
• 4. Pivot Table refresh करने के लिए ________ क्लिक करें। → Refresh
• 5. Cell address A1 में A column और 1 ________ है। → Row

📌 Part–4: Short Answer Questions

Q1. Spreadsheet क्या है?

Spreadsheet rows और columns का grid system है जहाँ data को store, calculate और analyze किया जाता है।

Q2. Autofill का उपयोग कहाँ होता है?

Autofill का उपयोग series (1,2,3 / Jan, Feb / 10,20,30) जल्दी generate करने के लिए होता है।

Q3. Cell reference के प्रकार बताइए।

Relative (A1), Absolute ($A$1), Mixed (A$1 / $A1)

Q4. Pivot Table का मुख्य काम क्या है?

बड़े data को summarize, group और analyze करना।

Q5. COUNT और COUNTA में अंतर क्या है?

COUNT केवल numeric values count करता है, जबकि COUNTA सभी non-empty cells count करता है।

📌 Part–5: Long Answer Questions

Q1. Pivot Table क्या है और इसका उपयोग समझाइए।

Pivot Table large data को summarize करने वाला tool है। इसमें Rows, Columns, Filters और Data fields का use कर dynamic reports बनाई जाती हैं। Totals, Averages, Counts automatically calc होते हैं। Date grouping (Month/Year) advanced analysis का हिस्सा है।

Q2. LibreOffice Calc में Charts के विभिन्न प्रकार समझाइए।

✔ Bar/Column → comparison ✔ Pie → percentage ✔ Line → trend ✔ Area → trend + volume ✔ Scatter → relation ✔ Bubble → 3-variable analysis ✔ Radar → performance ✔ Stock → financial data

📌 Part–6: Practical / Lab-Based Questions

• Q1. Marks का data enter करें और निम्न tasks करें: ✔ Total निकालें (SUM) ✔ Average निकालें ✔ Highest Marks (MAX) ✔ Lowest Marks (MIN)
• Q2. Students की class-wise summary Pivot Table से निकालें।
• Q3. Sales data का Pie chart बनाएं जिसमें Year-wise sales percentage दिखे।
• Q4. City = "Delhi" का AutoFilter लगाएं और सिर्फ़ वही rows दिखाएँ।
• Q5. Column width को AutoFit करें और सारे columns select करने के लिए shortcut बताएं। → Answer: Ctrl + Space

🎯 Final Note

• ये question bank CCC के पिछले 10 साल के trend पर आधारित है।
• Chapter 4 के सबसे important topics: Functions, Charts, Shortcut Keys, Pivot Table, Sorting & Filtering।
• इनसे directly exam में 8–12 marks के questions आते हैं।