Word Processing – NIELIT O Level (M1-R5) | Boosting Skills

📝 Word Processing Basics – LibreOffice Writer (वर्ड प्रोसेसिंग का परिचय)

Word Processor एक ऐसा software है जिसकी मदद से आप टेक्स्ट को लिख, संपादित (edit) और फॉर्मेट (format) कर सकते हैं। LibreOffice Writer एक Free और Open Source Word Processing software है जो MS Word की तरह कार्य करता है। इसमें आप reports, letters, projects, resumes, question papers आदि professional documents बना सकते हैं।

🧩 Features of Word Processing (मुख्य विशेषताएँ)

• ✍️ Text creation, editing, formatting, and page layout।
• 📑 Spell & Grammar check, AutoCorrect, AutoComplete।
• 📄 Tables, Images, Charts और Templates का उपयोग।
• 🔤 Header, Footer, Page Number और Styles का प्रयोग।
• 📬 Mail Merge, Index, TOC (Table of Contents), और Macros।

🪟 Interface of LibreOffice Writer (लिब्रेऑफिस राइटर की विंडो)

Fig: LibreOffice Writer Interface

⌨️ Common Shortcut Keys in LibreOffice Writer

📘 File Formats Supported

• 📄 .ODT (Open Document Text) – LibreOffice का default format।
• 📄 .DOC / .DOCX – MS Word compatible format।
• 📘 .RTF – Rich Text Format।
• 📜 .TXT – Plain Text।
• 📤 .PDF – Export as PDF feature के ज़रिए file को PDF में बदल सकते हैं।

🧠 Uses of Word Processor

• 📜 Letters, Certificates, Resume, Reports बनाना।
• 📚 Academic Notes और Question Papers तैयार करना।
• 📈 Charts, Tables और Illustrations add करना।
• 📑 Official correspondence और documentation के लिए।

📂 Opening, Creating & Saving Documents – LibreOffice Writer

Word Processing software में सबसे पहला और जरूरी कार्य है — नया document बनाना, पुराना खोलना, और उसे सुरक्षित (Save) करना। LibreOffice Writer में इन तीनों कार्यों के लिए आसान menu options और shortcut keys मौजूद हैं।

🆕 Creating a New Document (नया डॉक्यूमेंट बनाना)

जब आप Writer खोलते हैं तो एक नया blank document अपने-आप खुल जाता है। लेकिन आप चाहे तो manually भी नया document बना सकते हैं।

🧭 Steps:

• 1️⃣ Menu Bar में जाएँ → File → New → Text Document
• 2️⃣ नया blank document खुलेगा, जहाँ आप typing शुरू कर सकते हैं।
• 3️⃣ चाहें तो Template चुनकर भी document बना सकते हैं।

⌨️ Shortcut:

👉 Ctrl + N – नया document जल्दी बनाने के लिए।

Fig: New Document in LibreOffice Writer

📂 Opening an Existing Document (मौजूदा डॉक्यूमेंट खोलना)

अगर आपने पहले कोई document बनाया है और उसे दोबारा देखना या edit करना चाहते हैं, तो उसे “Open” option से खोला जा सकता है।

🧭 Steps:

• 1️⃣ Menu Bar → File → Open पर जाएँ।
• 2️⃣ File Explorer से document चुनें (जैसे: “Report.odt”)।
• 3️⃣ Open पर क्लिक करें।

⌨️ Shortcut:

👉 Ctrl + O – किसी भी existing document को जल्दी खोलने के लिए।

💾 Saving a Document (डॉक्यूमेंट सेव करना)

किसी भी document को सुरक्षित रखने के लिए उसे Save करना जरूरी है। Writer में आप document को बार-बार auto-save या manual save कर सकते हैं।

🧭 Steps (पहली बार Save करने के लिए):

• 1️⃣ Menu Bar → File → Save या File → Save As चुनें।
• 2️⃣ File name टाइप करें (जैसे: “MyFile”).
• 3️⃣ Location चुनें जहाँ file save करनी है।
• 4️⃣ File type चुनें – ODT, DOCX, PDF आदि।
• 5️⃣ “Save” पर क्लिक करें।

⌨️ Shortcut Keys:

• 💾 Ctrl + S – Document Save करने के लिए।
• 📝 Ctrl + Shift + S – Save As (नई जगह या format में save करने के लिए)।
• 📤 Ctrl + P – Print करने के लिए (optional save prompt)।

🧾 File Formats (फाइल फॉर्मेट्स)

📤 Exporting as PDF (PDF के रूप में सेव करना)

• 📄 Menu Bar → File → Export As → Export as PDF
• ⚙️ Compression, Password Protection जैसी options भी मौजूद हैं।
• 💡 Shortcut: Ctrl + Shift + E

📘 Page Setup, Layout & Printing – LibreOffice Writer

किसी भी document को professional रूप देने के लिए Page Setup और Layout का सही उपयोग आवश्यक है। LibreOffice Writer में आप page size, margins, orientation, headers, footers, borders और watermark आदि को customize कर सकते हैं। इसके साथ ही आप Print Preview और Print के माध्यम से document को प्रिंट करने से पहले देख और छाप सकते हैं।

📄 Page Setup (पेज सेटअप)

Page setup का प्रयोग page size, orientation (portrait या landscape), और margins को set करने के लिए किया जाता है।

🧭 Steps:

• 1️⃣ Menu Bar → Format → Page Style पर जाएँ।
• 2️⃣ “Page” tab में जाकर options चुनें:
• Paper Format: A4, Letter, Legal आदि।
• Orientation: Portrait / Landscape।
• Margins: Top, Bottom, Left, Right सेट करें।

⌨️ Shortcut Keys:

• 📏 F11 – Styles window open करने के लिए।
• 🖨️ Ctrl + Shift + P – Page Style dialog box खोलने के लिए।
• 📜 Ctrl + Enter – Page Break insert करने के लिए।

📐 Page Layout (पेज लेआउट)

Page layout document के visual presentation को तय करता है जैसे की header, footer, watermark, और columns।

📎 Borders & Watermark (बॉर्डर और वॉटरमार्क)

Borders document को professional look देते हैं और Watermark security या branding के लिए उपयोग होता है।

• 📏 Format → Page Style → Borders से borders जोड़ें।
• 💧 Format → Watermark से background text/logo डालें।

🖨️ Print Preview & Printing (प्रिंट प्रीव्यू और प्रिंटिंग)

Printing से पहले document का layout check करना आवश्यक होता है। LibreOffice Writer में Print Preview feature यह दिखाता है कि आपका document paper पर कैसा दिखेगा।

🧭 Steps:

• 1️⃣ Menu Bar → File → Print Preview
• 2️⃣ Print Preview बंद करने के लिए Close Preview पर क्लिक करें।
• 3️⃣ Printing के लिए → File → Print

⌨️ Shortcut Keys:

• 👁️ Ctrl + Shift + O – Print Preview खोलने के लिए।
• 🖨️ Ctrl + P – Print dialog खोलने के लिए।
• 📤 Ctrl + Shift + E – PDF Export करने के लिए।

📤 Export as PDF (PDF में सेव करना)

Writer में आप बिना किसी external software के PDF बना सकते हैं।

• 📄 File → Export As → Export as PDF पर जाएँ।
• 🔐 Password protection और compression भी enable की जा सकती है।

✍️ Text Creation, Editing & Formatting – LibreOffice Writer

किसी भी document का मुख्य भाग उसका Text होता है। LibreOffice Writer में आप text को type, edit और format कर सकते हैं ताकि वह professional और सुंदर दिखे। Formatting में font style, size, color, alignment, bullets-numbering, paragraph spacing आदि शामिल हैं।

🖊️ Text Creation (टेक्स्ट टाइप करना)

• Document खोलें और cursor जहाँ blinking हो रहा हो, वहाँ typing शुरू करें।
• Keyboard से Hindi/English typing कर सकते हैं (इसके लिए input language switch करे)।
• LibreOffice Writer auto word wrap use करता है — line भरने पर text अपने आप next line पर चला जाता है।

⌨️ Common Typing Shortcuts:

• Ctrl + A – Select All text (सारा text एक साथ select करने के लिए)।
• Ctrl + C / Ctrl + V / Ctrl + X – Copy / Paste / Cut।
• Ctrl + Z / Ctrl + Y – Undo / Redo।
• Ctrl + Shift + ↑/↓ – Paragraph select करने के लिए।
• Ctrl + Backspace – पूरा word delete करने के लिए।

🛠️ Text Editing (टेक्स्ट का संपादन)

Editing का मतलब है text को बदलना, हटाना या insert करना। Writer में Editing बहुत सुविधाजनक है।

• 🔍 Find (खोजना) – Ctrl + F
• ♻️ Find & Replace (खोजें और बदलें) – Ctrl + H
• 🪶 Spelling & Grammar Check – F7
• 🧠 AutoCorrect – Tools → AutoCorrect Options से enable करें।

🎨 Text Formatting (टेक्स्ट का फॉर्मेटिंग)

Formatting का उद्देश्य text को सुव्यवस्थित और आकर्षक बनाना है। LibreOffice Writer में विभिन्न formatting tools उपलब्ध हैं।

🎨 Using Styles (स्टाइल्स का उपयोग)

Styles predefined format templates हैं जो text और paragraphs को uniform look देते हैं। F11 key से “Styles Sidebar” open करके Heading, Text Body आदि apply किए जा सकते हैं।

📑 Header & Footer (हेडर और फूटर)

• Menu → Insert → Header and Footer
• Page number insert करने के लिए Insert → Field → Page Number
• Shortcut: Alt + Shift + P – Page Number insert।

🧠 Advanced Editing Features

• 📜 Track Changes: Tools → Track Changes → Record / Show।
• 💬 Comments: Insert → Comment or Ctrl + Alt + C
• ⚙️ Macro: Tools → Macros → Organize Macros → LibreOffice Basic।

📊 Table Manipulation – LibreOffice Writer

Table एक structured format होता है जो data को rows और columns में व्यवस्थित करता है। LibreOffice Writer में आप आसानी से Table बना सकते हैं, edit कर सकते हैं, और उसे format कर सकते हैं ताकि document अधिक professional दिखे।

📥 Creating or Inserting a Table (टेबल बनाना)

• 1️⃣ Menu Bar → Table → Insert Table।
• 2️⃣ Columns और Rows की संख्या भरें।
• 3️⃣ “OK” क्लिक करें — आपकी टेबल तैयार है।

⌨️ Shortcut Keys:

• Ctrl + F12 – नई Table insert करने के लिए।
• Tab – अगली cell में जाने के लिए।
• Shift + Tab – पिछली cell में लौटने के लिए।
• Alt + Arrow Keys – Table के अंदर navigate करने के लिए।

🛠️ Editing & Modifying Table (टेबल में बदलाव करना)

Table को customize करने के लिए आप rows, columns जोड़ या हटा सकते हैं और cells को merge/split भी कर सकते हैं।

🎨 Formatting Table (टेबल को सुंदर बनाना)

• 🧾 Border & Background: Table → Properties → Borders/Background।
• 🧭 Alignment: Cell में text को Left, Center, Right में align करें।
• ↔️ Row Height / Column Width: Mouse से drag करें या Table Properties से बदलें।
• 📊 AutoFormat: Table → AutoFormat Styles → Design चुनें।
• 🧮 Text Orientation: Table → Text Orientation (Vertical / Horizontal)।

⌨️ Formatting Shortcuts:

• Ctrl + A – पूरी table select करने के लिए।
• Ctrl + E – Text को center align करने के लिए।
• Alt + ↑ / ↓ – Row height बदलने के लिए।
• Alt + ← / → – Column width बदलने के लिए।

Fig: Table Example in LibreOffice Writer

📈 Sorting & Formulas in Table (डेटा को सॉर्ट और कैलकुलेट करना)

• 🔡 Sort Data: Table → Sort (Alphabetical या Numeric)।
• ➕ Insert Formula: Table → Formula। Example: =SUM – A1 से A5 तक जोड़ने के लिए।
• 📊 Average: =AVERAGE(A1:A5)
• 🧮 Minimum / Maximum: =MIN(A1:A5) या =MAX(A1:A5)

📨 Mail Merge, Table of Contents (TOC), Index & Macros – LibreOffice Writer

LibreOffice Writer में Mail Merge का उपयोग एक ही letter को अलग-अलग लोगों को उनके नाम और पते सहित भेजने के लिए किया जाता है। साथ ही Table of Contents (TOC), Index, और Macros document automation के लिए उपयोगी tools हैं जो professional reports और books में अनिवार्य होते हैं।

📮 Mail Merge (मेल मर्ज)

Mail Merge का मतलब है — एक fixed document (जैसे Invitation, Letter, Certificate) को अलग-अलग लोगों की जानकारी के साथ मिलाना। Data आमतौर पर एक spreadsheet या database file में रहता है।

🧭 Steps to Perform Mail Merge:

1. 1️⃣ Open your main letter document (Template)।
2. 2️⃣ Go to Tools → Mail Merge Wizard.
3. 3️⃣ Select document type – Letter / Email / Label।
4. 4️⃣ Choose Data Source – जैसे Spreadsheet (.ods/.csv)।
5. 5️⃣ Insert merge fields (Example: <<Name>>, <<Address>>)।
6. 6️⃣ Click Finish → Save Merged Documents या Print।

⌨️ Shortcut Keys:

• Alt + T → M → W – Mail Merge Wizard खोलने के लिए।
• Ctrl + Shift + F9 – Fields को update करने के लिए।
• Ctrl + P – Mail Merge documents print करने के लिए।

📘 Table of Contents (TOC) – विषय सूची बनाना

TOC (Table of Contents) एक document की summary होती है जो सभी chapters या headings को page number सहित list करती है। यह automatic update हो सकती है जब भी headings बदलें।

🧭 Steps to Create TOC:

1. 1️⃣ Document में Headings के लिए Heading Styles (Heading 1, Heading 2) का उपयोग करें।
2. 2️⃣ जहाँ TOC चाहिए वहाँ cursor रखें।
3. 3️⃣ Menu Bar → Insert → Table of Contents and Index → Table of Contents, Index or Bibliography।
4. 4️⃣ “OK” क्लिक करें — आपकी विषय सूची तैयार है।

⌨️ Shortcut Keys:

• Ctrl + 1 – Heading 1 Style।
• Ctrl + 2 – Heading 2 Style।
• Ctrl + Shift + F9 – TOC update करने के लिए।

🔖 Creating an Index (सूचकांक बनाना)

Index किसी document में उपयोग किए गए महत्वपूर्ण शब्दों की alphabetical list होती है। यह books और reports में सबसे अंत में दी जाती है।

🧭 Steps:

1. 1️⃣ किसी keyword को select करें।
2. 2️⃣ Insert → Table of Contents and Index → Entry पर जाएँ।
3. 3️⃣ “OK” पर क्लिक करें – यह entry Index में जुड़ जाएगी।
4. 4️⃣ Document के अंत में जाकर Index insert करें: Insert → Table of Contents and Index → Table of Contents, Index or Bibliography → Type: Alphabetical Index

⚙️ Macros – Automate Repetitive Tasks

Macros का उपयोग किसी task को automate करने के लिए किया जाता है। यह commands की एक series होती है जिसे record किया जा सकता है और बाद में execute किया जा सकता है।

🧭 Steps to Record a Macro:

1. 1️⃣ Go to Tools → Macros → Record Macro।
2. 2️⃣ वह action करें जिसे आप automate करना चाहते हैं (जैसे text formatting)।
3. 3️⃣ Stop Recording पर क्लिक करें और macro को नाम देकर save करें।
4. 4️⃣ बाद में Tools → Macros → Run Macro से execute करें।

⌨️ Shortcut Keys:

• Alt + T → M → R – Record Macro।
• Alt + T → M → R → Enter – Stop Recording।
• Alt + T → M → R → Down → Enter – Run Macro।

⚡ LibreOffice Writer – Menu Wise Shortcut Keys

LibreOffice Writer में shortcut keys का उपयोग काम को तेज़ और आसान बनाता है। नीचे हर मेन्यू (File, Edit, View, Insert, Format, Table, Tools, Window, Help) के अंतर्गत सभी जरूरी shortcuts दिए गए हैं।

📁 FILE Menu (फाइल मेन्यू)

• Ctrl + N – नया दस्तावेज़ खोलें (New Document)
• Ctrl + O – पहले से सेव फाइल खोलें (Open)
• Ctrl + S – सेव करें (Save)
• Ctrl + Shift + S – Save As
• Ctrl + P – Print dialog खोलें
• Ctrl + Q – Writer बंद करें (Quit)
• Ctrl + W – वर्तमान document बंद करें (Close)
• Ctrl + F12 – नई Table Insert करें
• Ctrl + Shift + F12 – Mail Merge Wizard खोलें
• Ctrl + Shift + P – Page Style Dialog

✏️ EDIT Menu (एडिट मेन्यू)

• Ctrl + Z – Undo (पिछला कार्य वापस लें)
• Ctrl + Y – Redo
• Ctrl + X – Cut
• Ctrl + C – Copy
• Ctrl + V – Paste
• Ctrl + F – Find
• Ctrl + H – Find & Replace
• Ctrl + A – Select All
• Ctrl + Shift + R – Reload Styles

👁️ VIEW Menu (व्यू मेन्यू)

• Ctrl + Shift + R – Refresh Screen
• Ctrl + Shift + E – Track Changes Mode
• Ctrl + Alt + Page Up / Down – Page Up/Down Navigate करें
• Ctrl + Scroll – Zoom In/Out
• Ctrl + F10 – Non-printing Characters दिखाएँ
• Ctrl + F11 – Styles Window खोलें

🧩 INSERT Menu (इंसर्ट मेन्यू)

• Ctrl + F12 – Insert Table
• Ctrl + Shift + P – Page Number field
• Ctrl + D – Date field insert करें
• Ctrl + T – Table Insert Dialog
• Ctrl + Shift + K – Hyperlink Insert करें
• Ctrl + Shift + I – Image Insert करें
• Alt + I → H → D – Header Insert करें
• Alt + I → H → F – Footer Insert करें
• Alt + I → F → N – Page Number Field Insert करें

🎨 FORMAT Menu (फॉर्मेट मेन्यू)

• Ctrl + B – Bold
• Ctrl + I – Italic
• Ctrl + U – Underline
• Ctrl + E – Center Alignment
• Ctrl + L – Left Alignment
• Ctrl + R – Right Alignment
• Ctrl + J – Justify Alignment
• Ctrl + Shift + P – Paragraph Style Dialog
• Ctrl + Shift + C – Copy Formatting
• Ctrl + Shift + V – Paste Formatting
• Ctrl + Shift + ↑ / ↓ – Paragraph Move Up/Down

📊 TABLE Menu (टेबल मेन्यू)

• Ctrl + F12 – Insert Table
• Ctrl + M – Merge Cells
• Ctrl + Alt + S – Split Cells
• Ctrl + Alt + ↑ / ↓ – Insert Row
• Ctrl + Alt + ← / → – Insert Column
• Ctrl + – – Delete Row
• Ctrl + Shift + – – Delete Column
• Alt + ↓ – Navigate Row Down
• Alt + ↑ – Navigate Row Up

⚙️ TOOLS Menu (टूल्स मेन्यू)

• Alt + T → S → C – Spell Check
• Alt + T → M → R – Record Macro
• Alt + T → M → R → Enter – Run Macro
• Ctrl + F7 – Thesaurus
• Ctrl + F2 – Insert Field
• Ctrl + F3 – AutoText Manager
• Alt + F7 – Grammar Check

🪟 WINDOW Menu (विंडो मेन्यू)

• Ctrl + F6 – Switch Between Documents
• Ctrl + Shift + F6 – Move focus between sub-windows
• Alt + F10 – Maximize/Restore Window

❓ HELP Menu (हेल्प मेन्यू)

• F1 – Help Window खोलें
• Shift + F1 – Context Help दिखाएँ
• Ctrl + F1 – Extended Tooltips