Spreadsheet क्या है?

Spreadsheet एक electronic sheet होती है जिसमें rows और columns में data organize किया जाता है ताकि calculations, charts और analysis किया जा सके।

Cell Address का मतलब क्या होता है?

Cell Address किसी cell का unique location होता है जो Row और Column के combination से बनता है, जैसे A1, B2, C5 आदि।

Pivot Table का उपयोग क्या है?

Pivot Table का उपयोग large data को summarize और analyze करने के लिए किया जाता है, जिससे totals, averages या category-wise reports बनाई जा सकें।

Spreadsheet – NIELIT O Level (M1-R5)

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Chapter 1: Introduction to Computer Chapter 2: Operating System Chapter 3: Word Processing Chapter 4: Spreadsheet Chapter 5: Presentation Chapter 6: Internet & WWW Chapter 7: Email, Social Networking & e-Governance Chapter 8: Digital Financial Tools Chapter 9: FutureSkills & Cyber Security

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1️⃣ Elements of Spreadsheet & Cell Concept

📘 Introduction

इस section में हम Spreadsheet और Cell Concept के बारे में जानेंगे। Spreadsheet एक ऐसी electronic sheet होती है जिसमें rows और columns होते हैं, जहाँ data को systematically store, calculate और analyze किया जाता है। Example: Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc etc.

🧩 1️⃣ Elements of Spreadsheet

एक spreadsheet में कई important elements होते हैं जो data को organize और manage करने में मदद करते हैं:

Workbook: पूरी spreadsheet file को workbook कहा जाता है। इसमें कई sheets होती हैं।
Worksheet: Workbook की एक single sheet होती है जहाँ data enter किया जाता है।
Row: Worksheet की horizontal lines होती हैं (Row numbers: 1, 2, 3, ...)
Column: Worksheet की vertical lines होती हैं (Column headings: A, B, C, ...)
Cell: Row और Column के intersection को cell कहा जाता है — यही data entry का smallest unit है।
Cell Pointer: Active cell को highlight करने वाला box pointer होता है।
Formula Bar: Cell में typed formula या data को show करने के लिए इस्तेमाल होता है।
Name Box: Current active cell का address display करता है (जैसे A1, B2, C5 आदि)।

💡 Example: अगर data Column A और Row 5 में लिखा गया है, तो उसका cell address होगा A5.

📗 2️⃣ Cell Concept & Address

हर cell का एक unique address होता है जो Column Letter + Row Number के combination से बनता है। जैसे: A1, B2, C10, D25 आदि।

Excel या किसी भी spreadsheet में जब आप किसी cell पर click करते हैं, तो वह Active Cell कहलाता है और उसका address name box में दिखता है।

Element	Description
Cell	Row और Column का intersection
Cell Address	Column Letter + Row Number (e.g., B3)
Active Cell	वह cell जिसमें data currently enter या edit किया जा रहा हो

🧮 Example: Cell D8 का मतलब है — Column D और Row 8 का intersection।

📘 3️⃣ Selecting Cells

Spreadsheet में cells को select करने के कई तरीके होते हैं:

👉 Single Cell: Mouse से किसी एक cell पर click करें।
👉 Range of Cells: Click करके drag करें या Shift + Arrow keys से multiple select करें।
👉 Entire Row: Row number पर click करें।
👉 Entire Column: Column heading (A, B, C...) पर click करें।
👉 Entire Worksheet: Top-left corner (Row और Column heading के बीच) पर click करें।

💡 Example: Range A1:D5 का मतलब है — Cell A1 से लेकर D5 तक के सभी cells select हुए।

📝 4️⃣ Entering Data in Cells

किसी भी spreadsheet का main purpose data entry और processing करना होता है। आप cell में तीन प्रकार के data enter कर सकते हैं:

Text: जैसे नाम, पता, labels (उदाहरण: "Student Name")
Number: Numeric values (जैसे 150, 300.50, 2025 आदि)
Date/Time: तारीख या समय (जैसे 11/11/2025, 10:30 AM)

💡 जब आप data enter करते हैं और Enter दबाते हैं, तो cursor automatically next row (नीचे) move करता है।

🧮 5️⃣ Basic Data Entry Rules

➡ Text by default left-aligned होता है।
➡ Numbers और Dates by default right-aligned होते हैं।
➡ अगर cell में formula है तो result show होता है (not the formula itself)।
➡ Long text automatic next cell में overflow कर सकता है अगर वहाँ कुछ न लिखा हो।

💬 Interview / Exam FAQs

Q: Cell क्या है?
A: Row और Column के intersection को cell कहा जाता है।
Q: Cell Address क्या होता है?
A: Column letter और Row number का combination (e.g., B5)।
Q: Active Cell क्या है?
A: वह cell जिसमें आप data enter या edit कर रहे हैं।
Q: Range of Cells कैसे select करते हैं?
A: Mouse drag या Shift + Arrow keys से multiple cells select कर सकते हैं।
Q: Default alignment क्या होता है?
A: Text – Left aligned, Numbers/Dates – Right aligned।

2️⃣ Creating, Opening, Saving & Printing Spreadsheet

📘 Introduction

इस section में हम सीखेंगे कि spreadsheet file को create, open, save और print कैसे किया जाता है। यह basic operations हैं जो हर spreadsheet software (जैसे MS Excel, Google Sheets या LibreOffice Calc) में almost same होते हैं।

Spreadsheet software हमें data entry, calculation, formatting और report generation के लिए powerful tools देता है। तो चलिए step by step समझते हैं।

🧾 1️⃣ Creating a New Spreadsheet

जब आप spreadsheet software (जैसे Excel) open करते हैं, तो by default एक Blank Workbook खुलता है। लेकिन आप खुद भी manually नया workbook बना सकते हैं।

🪟 Steps:

Software open करें (MS Excel / Google Sheets / LibreOffice Calc)।
File → New option पर click करें।
Blank Workbook या Spreadsheet select करें।
अब आपको खाली worksheet मिलेगी जिसमें आप data enter कर सकते हैं।

💡 Shortcut Key:
Ctrl + N → नया workbook (new spreadsheet) बनाने के लिए।

📂 2️⃣ Opening an Existing Spreadsheet

पहले से saved spreadsheet को open करने के लिए “Open” command का इस्तेमाल किया जाता है। इसमें आप किसी specific folder से file चुन सकते हैं।

🪟 Steps:

File → Open option पर जाएं।
Browse करके file location select करें।
File type चुनें (जैसे .xlsx, .ods, .csv)।
File select करें और Open बटन दबाएँ।

💡 Shortcut Key:
Ctrl + O → Existing spreadsheet open करने के लिए।

⚙️ आप Recent Files list से भी सीधे file open कर सकते हैं, जो last used files दिखाता है।

💾 3️⃣ Saving a Spreadsheet

जब भी आप spreadsheet में work करते हैं, तो उसे save करना ज़रूरी है ताकि data loss न हो। आप पहली बार “Save As” का use करेंगे और बाद में “Save” से same file को update कर सकते हैं।

🪟 Steps:

File → Save As पर click करें।
Folder select करें जहाँ file save करनी है।
File name लिखें (जैसे “Sales_Report.xlsx”).
File type चुनें (Excel Workbook, CSV, ODS आदि)।
Save button पर click करें।

💡 Shortcut Keys:
Ctrl + S → File save करने के लिए।
F12 → “Save As” dialog box खोलने के लिए।

⚙️ AutoSave feature भी Excel और Google Sheets में available होता है, जो हर कुछ seconds में file को automatically save करता है।

📘 4️⃣ Closing a Spreadsheet

जब आपका काम complete हो जाए, तो workbook को close करना ज़रूरी है ताकि system memory free रहे। अगर file में unsaved changes हैं, तो software आपको save करने के लिए prompt करेगा।

💡 Shortcut Key:
Ctrl + W → Current spreadsheet window बंद करने के लिए।
Alt + F4 → Application (Excel / Calc) बंद करने के लिए।

🪟 Steps:

File → Close option पर click करें।
अगर changes हैं, तो Save / Don’t Save option choose करें।

🖨️ 5️⃣ Page Setup & Printing Spreadsheet

Spreadsheet print करने से पहले page setup करना ज़रूरी है ताकि output सही format में आए। Page setup से आप margins, orientation, scaling और headers/footers manage कर सकते हैं।

📄 Page Setup Options:

Orientation: Portrait या Landscape (layout direction)।
Paper Size: A4, Letter, Legal आदि।
Margins: Page edges से space सेट करना।
Header/Footer: Page top या bottom में title/date आदि दिखाने के लिए।
Scaling: Data को fit करने के लिए “Fit Sheet on One Page” option।

💡 Shortcut Key:
Alt + P + S + P → Page Setup dialog open करने के लिए (Excel)।
Ctrl + P → Print window खोलने के लिए।

🪟 Steps for Printing:

File → Print option पर जाएँ।
Printer select करें।
Page range और copies select करें।
Preview check करें।
Print button पर click करें।

💡 आप Print Preview में देख सकते हैं कि sheet paper पर कैसी दिखेगी।

🧮 6️⃣ Additional Tips

✅ Regularly Ctrl + S दबाते रहें ताकि accidental loss न हो।
✅ Cloud storage (जैसे Google Drive / OneDrive) में save करें ताकि backup रहे।
✅ File naming में space की जगह underscore (_) या dash (-) use करें।
✅ Printing से पहले “Gridlines” option check करें ताकि table borders दिखें।

💬 Interview / Exam FAQs

Q: New workbook बनाने का shortcut क्या है?
A: Ctrl + N
Q: Existing spreadsheet open करने का shortcut?
A: Ctrl + O
Q: File save और save as के shortcut keys?
A: Ctrl + S (Save), F12 (Save As)
Q: Spreadsheet close करने का shortcut?
A: Ctrl + W या Alt + F4
Q: Printing command के लिए shortcut key?
A: Ctrl + P
Q: Page setup में orientation options कौन-कौन से हैं?
A: Portrait और Landscape

3️⃣ Formatting & Editing Cells (LibreOffice Calc)

📘 Introduction

इस section में हम सीखेंगे कि LibreOffice Calc में cells को कैसे format और edit किया जाता है। Formatting का मतलब है – data को attractive और readable बनाना, और Editing का मतलब है – data को modify, correct या update करना।

LibreOffice Calc में formatting के बहुत से tools हैं जैसे font style, alignment, number format, borders, background color, merge cells, wrap text आदि। साथ ही Calc में कई keyboard shortcuts भी हैं जो आपका time बचाते हैं ⌨️

🧾 1️⃣ Formatting Basics in Calc

Formatting से spreadsheet को professional और clean look मिलता है। इसे apply करने के लिए आप menu bar, toolbar या shortcut keys का इस्तेमाल कर सकते हैं।

Font Formatting: Font style, size, bold, italic, underline आदि बदलना।
Alignment: Text को left, right, center या justify करना।
Number Format: Values को currency, date, time या percentage में दिखाना।
Borders & Background: Cell के चारों तरफ border लगाना और background color देना।
Text Control: Wrap text या Merge cells options से data layout adjust करना।

💡 Example: अगर आप headings bold और center करना चाहते हैं — Range select करें → Ctrl + B दबाएँ (Bold) → फिर Ctrl + E (Center Align)।

🖋️ 2️⃣ Font Formatting

Font formatting से text को visually appealing बनाया जाता है।

📄 Font Options (Menu Path: Format → Cells → Font)

Formatting	Description	Shortcut (Calc)
Bold	Text को मोटा बनाता है	Ctrl + B
Italic	Text को तिरछा दिखाता है	Ctrl + I
Underline	Text के नीचे line लगाता है	Ctrl + U
Font Color	Text का रंग बदलता है	Alt + O + C (Format → Cells)
Background Color	Cell का fill color बदलता है	Ctrl + 1 → Background Tab

🧠 Tip: LibreOffice Calc में Format Paintbrush tool भी होता है, जिससे आप एक cell की formatting दूसरे cells पर जल्दी apply कर सकते हैं। (Shortcut: Ctrl + Shift + C)

🧍‍♂️ 3️⃣ Alignment & Text Control

Alignment का मतलब है text या number को cell में किस direction में दिखाना। LibreOffice Calc में आप horizontal और vertical दोनों alignment सेट कर सकते हैं।

📄 Alignment Options (Format → Cells → Alignment)

Left Align: Ctrl + L
Center Align: Ctrl + E
Right Align: Ctrl + R
Top Align: Ctrl + Alt + T
Middle Align: Ctrl + Alt + M
Bottom Align: Ctrl + Alt + B

📄 Text Control Options:

Wrap Text: जब text cell की width से बड़ा हो, तो वो next line में दिखे। (Menu: Format → Cells → Alignment → Wrap text automatically)
Merge Cells: कई cells को एक में मिलाना। (Menu: Format → Merge Cells → Merge and Center Cells)

💡 Example: अगर आपको heading “Monthly Sales Report” को center में दिखाना है — Range A1:D1 select करें → Format → Merge Cells → Merge and Center।

🔢 4️⃣ Number Formatting

LibreOffice Calc में numeric data को अलग-अलग formats में display किया जा सकता है — जैसे General, Currency, Percentage, Date, Time, Scientific आदि।

📄 Apply Number Format (Menu: Format → Cells → Numbers)

Currency: ₹, $, € जैसे symbols जोड़ने के लिए। (Shortcut: Ctrl + Shift + 4)
Percentage: 10 → 1000% format में दिखाने के लिए। (Ctrl + Shift + 5)
Date: 11/11/2025 जैसे date format दिखाने के लिए।
Time: 10:30 AM जैसा display करने के लिए।
Decimal Adjust: Increase/Decrease Decimal – (Ctrl + Shift + ↑ / ↓)

💡 Example: यदि आप 1500 को ₹1,500 के रूप में दिखाना चाहते हैं → Cell select करें → Format → Cells → Numbers → Category: Currency → Symbol: ₹

🧱 5️⃣ Borders, Background & Cell Styles

Data को visually अलग करने के लिए borders और background colors बहुत useful होते हैं।

📄 Menu Path:

Borders: Format → Cells → Borders Tab
Background: Format → Cells → Background Tab

⚙️ आप “Cell Styles” panel (F11 key) से pre-defined styles apply कर सकते हैं जैसे Heading, Result, Error आदि।

💡 Shortcut Keys:
Ctrl + 1 → Format Cells dialog open करता है।
F11 → Styles & Formatting panel open करता है।

✏️ 6️⃣ Editing Cells

Editing का मतलब है — existing data को modify या delete करना। LibreOffice Calc में cell editing के कई तरीके हैं:

Direct Edit: किसी cell पर double-click करें और data edit करें।
Formula Bar Edit: Cell select करें और ऊपर formula bar में edit करें।
Delete Contents: Cell select करें → Delete key दबाएँ → Select options (Text, Numbers, Formulas आदि)।
Replace Text: Edit → Find & Replace (Shortcut: Ctrl + H)
Undo / Redo: Ctrl + Z (Undo), Ctrl + Y (Redo)

💡 Example: किसी column में “2024” को “2025” से replace करना हो → Edit → Find & Replace → Find: 2024, Replace: 2025 → Replace All.

🧮 7️⃣ Useful Editing Shortcuts (Calc)

Operation	Shortcut Key
Edit current cell	F2
Copy	Ctrl + C
Cut	Ctrl + X
Paste	Ctrl + V
Undo	Ctrl + Z
Redo	Ctrl + Y
Delete Contents	Delete key
Find	Ctrl + F
Find & Replace	Ctrl + H

💬 Interview / Exam FAQs

Q: Formatting और Editing में क्या फर्क है?
A: Formatting appearance बदलता है (जैसे font, color), जबकि Editing content को modify करता है।
Q: LibreOffice Calc में Bold और Center Align के shortcut क्या हैं?
A: Ctrl + B (Bold), Ctrl + E (Center Align)
Q: Merge Cells कहाँ से करते हैं?
A: Format → Merge Cells → Merge and Center Cells
Q: Format Cells dialog box खोलने का shortcut क्या है?
A: Ctrl + 1
Q: Wrap Text option कहाँ मिलता है?
A: Format → Cells → Alignment → Wrap text automatically
Q: Cell styles panel कैसे खोलते हैं?
A: F11 key दबाएँ।

4️⃣ Cut, Copy, Paste, Resize Rows/Columns, Insert/Delete Rows & Columns

📘 Introduction

इस section में हम सीखेंगे कि LibreOffice Calc में data को कैसे cut, copy, paste करते हैं और rows तथा columns को resize या insert/delete किया जाता है। ये spreadsheet के सबसे commonly used operations हैं और data arrangement में बहुत काम आते हैं।

✂️ 1️⃣ Cut, Copy & Paste

ये तीन commands spreadsheet editing के foundation हैं। इनके माध्यम से आप data को move या duplicate कर सकते हैं।

📄 Menu Path:

Edit → Cut
Edit → Copy
Edit → Paste

Operation	Description	Shortcut (Calc)
Cut	Selected data को original जगह से हटाकर दूसरी जगह move करता है	Ctrl + X
Copy	Data को duplicate करता है (original data वही रहता है)	Ctrl + C
Paste	Cut या Copy किए गए data को paste करता है	Ctrl + V
Paste Special	केवल formulas, formats या values paste करने के लिए	Ctrl + Shift + V

💡 Example: अगर आप A1:B5 range का data किसी दूसरी sheet में ले जाना चाहते हैं → Select करें → Ctrl + X → नई जगह select करें → Ctrl + V दबाएँ।

⚙️ Paste Special (Ctrl + Shift + V) option बहुत useful होता है जब आप केवल data format या value paste करना चाहते हैं, formula नहीं।

🧮 2️⃣ Copying Formats Only

अगर आप सिर्फ formatting (जैसे font, color, border) copy करना चाहते हैं — तो Format Paintbrush tool का use करें।

Toolbar से Format Paintbrush icon चुनें।
जिस cell की formatting copy करनी है उस पर click करें।
अब दूसरे cell पर click करें जहाँ वही format apply करना है।

💡 Shortcut: Ctrl + Shift + C Selected cell की formatting copy करने और दूसरे पर apply करने के लिए।

📏 3️⃣ Resizing Rows & Columns

कभी-कभी cells में लिखा data पूरा दिखाई नहीं देता। ऐसे में rows या columns को resize करना ज़रूरी होता है ताकि content properly दिखे।

📄 Manual Resize:

Mouse pointer को column header (जैसे A और B के बीच) पर ले जाएँ।
Pointer double arrow में बदल जाएगा (↔️)।
Click करें और drag करके width बढ़ाएँ या घटाएँ।

📄 AutoFit Option:

अगर आप चाहते हैं कि column width automatic content के हिसाब से set हो — तो column border पर double-click करें।

💡 Shortcut (Menu): Format → Column → Optimal Width Row के लिए: Format → Row → Optimal Height

📄 Set Specific Size:

Column select करें → Format → Column → Width
Desired width value type करें → OK

💡 Tip: आप एक साथ multiple columns select करके same width भी set कर सकते हैं।

➕ 4️⃣ Inserting Rows & Columns

जब आपको extra data add करना होता है, तो आप नई rows या columns insert कर सकते हैं।

📄 Menu Path:

Insert → Rows Above
Insert → Rows Below
Insert → Columns Left
Insert → Columns Right

Operation	Description	Shortcut
Insert Row Above	Selected row के ऊपर नई row डालता है	Ctrl + + (Plus key)
Insert Column Left	Selected column के बाईं ओर column डालता है	Ctrl + + (Choose Column)

💡 Example: Row 5 के ऊपर एक नई row डालने के लिए — Row 5 select करें → Ctrl + + → “Entire Row” चुनें।

➖ 5️⃣ Deleting Rows & Columns

Unnecessary rows या columns को delete करने के लिए आप delete command का इस्तेमाल कर सकते हैं।

📄 Menu Path:

Sheet → Delete Rows
Sheet → Delete Columns

💡 Shortcut: Ctrl + - (Minus key) → Delete Row/Column dialog खोलता है। आप “Entire Row” या “Entire Column” select कर सकते हैं।

⚙️ Tip: Delete करने से पहले हमेशा check करें कि कोई important data न हट जाए।

📚 6️⃣ Moving or Copying Cells with Drag & Drop

Cell या range select करें।
Mouse pointer को edge पर रखें (pointer हाथ के shape में बदल जाएगा)।
Click करें और drag करके नई जगह ले जाएँ।
अगर आप Ctrl key दबाए रखते हैं तो copy बनेगी, move नहीं।

💡 Example: A1:A10 range को C1:C10 पर copy करने के लिए → Range select करें → Ctrl दबाकर drag करें।

💬 Interview / Exam FAQs

Q: Cut और Copy में क्या difference है?
A: Cut data को move करता है, जबकि Copy उसे duplicate करता है।
Q: LibreOffice Calc में Paste Special का shortcut क्या है?
A: Ctrl + Shift + V
Q: Row insert करने का shortcut क्या है?
A: Ctrl + + (Plus key)
Q: Row या Column delete करने का shortcut क्या है?
A: Ctrl + - (Minus key)
Q: AutoFit column width कैसे करते हैं?
A: Format → Column → Optimal Width या border पर double-click करें।
Q: केवल formatting copy करने का shortcut क्या है?
A: Ctrl + Shift + C

5️⃣ AutoFill, Sorting & Filtering Data (LibreOffice Calc)

📘 Introduction

इस section में हम सीखेंगे कि LibreOffice Calc में AutoFill, Sorting, और Filtering का उपयोग कैसे किया जाता है। ये तीनों features large data sets को manage और analyze करने में बहुत काम आते हैं।

AutoFill से repetitive data जल्दी भर सकते हैं, Sorting से data को ascending/descending order में arrange किया जाता है, और Filtering से specific records display किए जाते हैं।

⚙️ 1️⃣ AutoFill in LibreOffice Calc

AutoFill feature Calc में data को automatically fill करने के लिए use किया जाता है। जैसे – Dates, Days, Months, या Number series auto-generate करना।

📄 Steps:

Cell में first value type करें (जैसे 1 या Monday या Jan)।
Cell select करें।
Cursor को cell के bottom-right corner पर ले जाएँ (cursor + symbol में बदल जाएगा)।
Drag करें नीचे या दाएँ direction में।

💡 Example:
अगर आप A1 में “1” और A2 में “2” लिखते हैं, फिर दोनों select करके नीचे drag करते हैं → तो Calc automatic 3, 4, 5… series fill कर देगा।

⚙️ AutoFill Days Example:
Cell A1 में “Mon” लिखें → नीचे drag करें → Calc automatic “Tue, Wed, Thu…” भर देगा।

📄 Menu Path:

Sheet → Fill Cells → Fill Series

🔢 Fill Series Options:

Direction: Down, Up, Right, Left
Type: Linear, Growth, Date, AutoFill
Step Value: Increment value (e.g., +1 or +2)
Stop Value: Where the series should end

💡 Example: 2 से 20 तक even numbers की series बनाने के लिए:
Sheet → Fill Cells → Fill Series → Type: Linear, Step: 2, Stop Value: 20

🔠 2️⃣ Sorting Data

Sorting का मतलब होता है data को किसी specific order में arrange करना – Ascending (छोटे से बड़े) या Descending (बड़े से छोटे)। LibreOffice Calc में आप single या multiple columns को sort कर सकते हैं।

📄 Menu Path:

Data → Sort

📄 Steps for Sorting:

Data range select करें (जैसे A1:D20)।
Menu में जाएँ → Data → Sort।
Dialog box खुलेगा → जिस column से sort करना है वो select करें।
Order चुनें: Ascending या Descending।
OK पर click करें।

💡 Example:
अगर आपके पास “Student Marks” table है, तो आप Marks column के हिसाब से Ascending order में sort कर सकते हैं।

📄 Shortcut Keys:

Ctrl + Shift + L → AutoFilter ON/OFF
Alt + D + S → Open Sort dialog box

⚙️ Tip: Sorting करते समय हमेशा ध्यान रखें कि “Header Row” option check हो ताकि headings mix न हों।

🔍 3️⃣ Filtering Data

Filter का use तब किया जाता है जब आपको केवल कुछ specific records देखना हों और बाकी temporarily hide करने हों। LibreOffice Calc में दो प्रकार के filters होते हैं:

AutoFilter – Quick filtering (column headers पर dropdown arrows बनते हैं)।
Standard Filter – Complex filtering conditions apply करने के लिए।

📄 AutoFilter Apply करने के Steps:

Data range select करें।
Menu: Data → AutoFilter
अब column headers पर dropdown arrow दिखाई देंगे।
जिस column में filter लगाना है, उस dropdown पर click करें।
Required value select करें।

💡 Example: अगर आपके पास “Department” column है और आपको केवल “Accounts” का data देखना है → AutoFilter ON करें → Department dropdown से “Accounts” चुनें।

⚙️ Shortcut Key: Ctrl + Shift + L AutoFilter को enable या disable करने के लिए।

📊 4️⃣ Standard Filter (Advanced Filtering)

जब आपको multiple conditions के साथ filtering करनी हो (जैसे “Marks > 50 AND Gender = Female”), तो Standard Filter का इस्तेमाल किया जाता है।

📄 Steps:

Data range select करें।
Menu: Data → More Filters → Standard Filter
Condition choose करें (Column, Operator, Value)।
OK पर click करें।

Operator	Meaning
=	Equal to
<>	Not equal to
>	Greater than
<	Less than
>=	Greater than or equal to
<=	Less than or equal to

💡 Example: अगर आपको ऐसे students दिखाने हैं जिनके marks 60 से ज़्यादा हैं — Data → More Filters → Standard Filter → Field: Marks → Condition: > → Value: 60

🧩 5️⃣ Removing Filters

AutoFilter: दोबारा Ctrl + Shift + L दबाएँ या Data → AutoFilter पर click करें।
Standard Filter: Data → More Filters → Remove Filter चुनें।

💡 Tip: Filters temporary होते हैं — वो data hide करते हैं, delete नहीं करते।

💬 Interview / Exam FAQs

Q: AutoFill क्या है?
A: AutoFill data series automatically fill करने का feature है (जैसे numbers, dates, months)।
Q: LibreOffice Calc में Fill Series का shortcut क्या है?
A: Menu path: Sheet → Fill Cells → Fill Series
Q: Sorting data का shortcut क्या है?
A: Alt + D + S
Q: AutoFilter on/off करने का shortcut क्या है?
A: Ctrl + Shift + L
Q: Standard Filter कहाँ से apply करते हैं?
A: Data → More Filters → Standard Filter
Q: Filter remove करने का तरीका?
A: Data → More Filters → Remove Filter

6️⃣ Formulas & Functions (LibreOffice Calc)

📘 Introduction

LibreOffice Calc में Formulas और Functions का उपयोग calculations करने के लिए किया जाता है। Formula वो expression होता है जो user manually बनाता है (जैसे =A1+B1) जबकि Function predefined formula होता है (जैसे =SUM(A1:A5))।

💡 Example:
यदि A1 = 10 और B1 = 20 है, तो =A1+B1 का result होगा 30।

LibreOffice Calc में सभी formulas की शुरुआत हमेशा = (equal to) sign से होती है। Without “=”, Calc उसे formula नहीं मानता।

🧮 1️⃣ What is a Formula?

Formula एक expression होता है जो arithmetic operations जैसे addition, subtraction, multiplication और division perform करता है।

📄 Basic Arithmetic Operators:

Operator	Meaning	Example	Result
+	Addition	=A1+B1	Sum of A1 and B1
-	Subtraction	=A1-B1	Difference of A1 and B1
*	Multiplication	=A1*B1	Product of A1 and B1
/	Division	=A1/B1	Quotient of A1 and B1
^	Power	=A1^2	Square of A1

💡 Example: = (A1 + B1) / 2 → दो संख्याओं का औसत निकालता है।

📘 2️⃣ Cell Referencing

जब आप किसी formula में दूसरे cell का use करते हैं, तो उसे Cell Reference कहते हैं। Calc में तीन प्रकार की references होती हैं:

Relative Reference: Change होती है जब formula copy करते हैं (Example: =A1+B1)
Absolute Reference: Fixed रहती है (Example: =$A$1+$B$1)
Mixed Reference: Half fixed, half changeable (Example: =A$1+$B2)

💡 Example: अगर A1 में 10, B1 में 5 है और आप C1 में =A1+B1 डालते हैं, फिर C2 में copy करते हैं → formula बन जाएगा =A2+B2 (Relative reference change)।

🔢 3️⃣ Common Mathematical Functions

LibreOffice Calc में कई predefined math functions होते हैं जिनसे calculations आसान हो जाती हैं।

Function	Purpose	Syntax	Example	Result
SUM	Range के सभी numbers का sum	=SUM(A1:A5)	10,20,30,40,50	150
AVERAGE	Range का average निकालता है	=AVERAGE(A1:A5)	10–50	30
MAX	Maximum value return करता है	=MAX(A1:A5)	10–50	50
MIN	Minimum value return करता है	=MIN(A1:A5)	10–50	10
PRODUCT	Range के सभी numbers का product	=PRODUCT(A1:A3)	2,3,4	24
POWER	Number को power पर raise करता है	=POWER(A1,2)	A1=5	25

📆 4️⃣ Date & Time Functions

Date और Time से संबंधित calculations के लिए Calc में कई useful functions दिए गए हैं।

Function	Description	Example	Result
TODAY()	Current system date दिखाता है	=TODAY()	11/11/2025
NOW()	Current date और time दिखाता है	=NOW()	11/11/2025 10:30 AM
DAY()	Date से day number निकालता है	=DAY(A1)	If A1=11/11/2025 → 11
MONTH()	Date से month number देता है	=MONTH(A1)	11
YEAR()	Date से year निकालता है	=YEAR(A1)	2025

💡 Example: अगर A1 में 15/08/2024 लिखा है, तो =YEAR(A1) → 2024 return करेगा।

🧠 5️⃣ Logical Functions

Logical functions condition-based results देने के लिए उपयोग किए जाते हैं। जैसे TRUE/FALSE values या specific outputs।

Function	Purpose	Syntax	Example	Result
IF	Condition check करके दो में से एक result देता है	=IF(condition, value_if_true, value_if_false)	=IF(A1>50,"Pass","Fail")	Pass (if A1>50)
AND	सभी conditions true हों तभी TRUE देता है	=AND(A1>10, B1<50)	=AND(20>10,40<50)	TRUE
OR	कोई एक condition true हो तो TRUE देता है	=OR(A1>10,B1>100)	TRUE
NOT	Condition का opposite value return करता है	=NOT(A1>10)	FALSE

💡 Example: =IF(AVERAGE(A1:A5)>=40,"Pass","Fail") → अगर average 40 या उससे ज़्यादा है तो “Pass” नहीं तो “Fail”।

📊 6️⃣ Statistical Functions

Statistical functions का use data analysis में किया जाता है।

Function	Description	Example	Result
COUNT()	Numeric values की count करता है	=COUNT(A1:A10)	Numbers की total count
COUNTA()	All non-empty cells count करता है	=COUNTA(A1:A10)	All filled cells count
COUNTBLANK()	Empty cells count करता है	=COUNTBLANK(A1:A10)	Empty cells count
ROUND()	Decimal values round करता है	=ROUND(12.567,2)	12.57

🧩 7️⃣ Text Functions

Text functions का use text manipulate करने के लिए किया जाता है।

Function	Purpose	Example	Result
LEFT()	Text के starting से characters निकालता है	=LEFT("HELLO",2)	HE
RIGHT()	Text के end से characters निकालता है	=RIGHT("HELLO",3)	LLO
MID()	Text के बीच से characters निकालता है	=MID("COMPUTER",2,3)	OMP
LEN()	Text की length बताता है	=LEN("CALC")	4
CONCATENATE()	दो या अधिक texts को जोड़ता है	=CONCATENATE(A1," ",B1)	“John Doe”
LOWER()	Text को छोटे अक्षरों में बदलता है	=LOWER("HELLO")	hello
UPPER()	Text को बड़े अक्षरों में बदलता है	=UPPER("hello")	HELLO
PROPER()	हर word का पहला अक्षर capital करता है	=PROPER("john doe")	John Doe

💡 Example: A1 में “john”, B1 में “doe” → =CONCATENATE(PROPER(A1)," ",PROPER(B1)) → Output: “John Doe”

📗 8️⃣ Error Handling Functions

कुछ functions errors handle करने के लिए use किए जाते हैं।

Function	Description	Example	Result
ISERROR()	अगर formula error देता है तो TRUE return करता है	=ISERROR(A1/B1)	TRUE (if B1=0)
IFERROR()	Error आने पर alternate result देता है	=IFERROR(A1/B1,0)	0 (if B1=0)

💡 Example: अगर B1 खाली है, तो =IFERROR(A1/B1,"Error!") result देगा “Error!” बजाय #DIV/0! दिखाने के।

💬 Interview / Exam FAQs

Q: Formula और Function में क्या अंतर है?
A: Formula user-defined expression होता है जबकि Function predefined होता है (जैसे SUM)।
Q: Formula हमेशा किस symbol से शुरू होता है?
A: Equal to (=)
Q: Average निकालने का formula क्या है?
A: =AVERAGE(A1:A5)
Q: IF function क्या करता है?
A: Condition true/false check करके result देता है।
Q: Current Date और Time दिखाने का formula?
A: =NOW()
Q: Text को जोड़ने का function?
A: =CONCATENATE(A1,B1)
Q: सबसे बड़ी value निकालने का function?
A: =MAX(A1:A10)
Q: Blank cells count करने का function?
A: =COUNTBLANK(A1:A10)

7️⃣ Charts, Data Visualization & Printing (LibreOffice Calc)

📘 Introduction

Charts और Data Visualization का उपयोग data को visually present करने के लिए किया जाता है। LibreOffice Calc में charts data को समझने, compare करने और analyze करने में मदद करते हैं। साथ ही, आप spreadsheet को print-friendly भी बना सकते हैं ताकि report professional दिखे।

📊 1️⃣ What is a Chart?

Chart एक graphical representation है जो data को symbols, bars, lines या slices के रूप में दिखाता है। Charts से trends और comparisons को आसानी से समझा जा सकता है।

📄 Common Chart Types:

Chart Type	Description	Best For
Column Chart	Vertical bars से data दिखाता है	Comparison between categories
Bar Chart	Horizontal bars से values दिखाता है	Comparing multiple items
Line Chart	Data points को lines से connect करता है	Trends over time
Pie Chart	Data को circular slices में दिखाता है	Percentage distribution
Area Chart	Line chart जैसा, लेकिन area filled होता है	Volume and trends

📈 2️⃣ Creating a Chart in Calc

LibreOffice Calc में chart बनाना बहुत आसान है। Chart Wizard आपको step-by-step process देता है।

📄 Steps to Create a Chart:

Data range select करें (जैसे A1:B6)।
Menu में जाएँ → Insert → Chart।
Chart Wizard खुल जाएगा।
Chart type चुनें (Column, Pie, Line आदि)।
“Data Range” confirm करें और “Data Series” check करें।
Next पर click करें और Chart Title, Axis Title add करें।
Finish पर click करें। Chart sheet में insert हो जाएगा।

💡 Example:
अगर आपके पास “Month” और “Sales” columns हैं — Range select करें (A1:B7) → Insert → Chart → Column Chart चुनें → Title: “Monthly Sales Report”।

🎨 3️⃣ Formatting a Chart

Chart को attractive और readable बनाने के लिए formatting options का use किया जाता है।

📄 Formatting Options (Right-click on Chart → Format Chart Area):

Chart Title: Add or edit title (Double-click → Edit text)।
Legend: Chart elements के नाम दिखाता है (Right-click → Insert Legend)।
Data Labels: Each bar/point पर value दिखाता है (Insert → Data Labels)।
Axis Title: Horizontal और Vertical axis को label करने के लिए।
Colors & Patterns: Bar, line या pie slices का color बदलें।
Gridlines: Data comparison को आसान बनाने के लिए (Insert → Gridlines)।

💡 Example:
अगर आपको sales chart में values दिखानी हैं → Chart select करें → Right-click → Insert Data Labels।

📉 4️⃣ Modifying Chart Data

अगर chart insert करने के बाद data change होता है, तो chart automatically update हो जाता है। आप “Data Range” भी manually बदल सकते हैं।

📄 Steps:

Chart select करें।
Right-click → Data Ranges चुनें।
Range modify करें (e.g., A1:B10 → A1:B12)।
OK दबाएँ। Chart updated हो जाएगा।

📊 5️⃣ Chart Types and When to Use

Chart Type	When to Use	Example Use Case
Column Chart	Comparing monthly or yearly data	Monthly Sales Report
Line Chart	Showing growth or decline over time	Website Visitors Trend
Pie Chart	Showing part-to-whole relationship	Market Share Distribution
Bar Chart	Comparing items horizontally	Department-wise Budget
Area Chart	To show accumulated data volume	Rainfall Comparison

🖨️ 6️⃣ Printing in LibreOffice Calc

Printing feature spreadsheet को physical paper पर print करने के लिए इस्तेमाल होता है। Calc में print settings को customize करके आप professional output बना सकते हैं।

📄 Menu Path:

File → Print (Ctrl + P)

📄 Steps for Printing:

Worksheet open करें।
Print range set करें: Format → Print Ranges → Define
Print Preview देखें: File → Print Preview
Page Setup adjust करें (margins, orientation, scale)।
Header/Footer add करें अगर ज़रूरत हो।
Ctrl + P दबाकर Print करें।

📄 Page Orientation:

Portrait: Vertical print layout (default)
Landscape: Horizontal layout (wider data के लिए)

💡 Tip:
अगर आप चाहते हैं कि large spreadsheet एक page में fit हो जाए — Format → Page → Sheet Tab → Scaling Mode → Fit print range(s) on number of pages चुनें।

🧩 7️⃣ Print Setup & Headers

Print Titles: हर printed page पर heading rows repeat करने के लिए। (Menu: Format → Print Ranges → Edit → Rows to Repeat)
Grid Lines: Sheet → Page Style → Sheet Tab → Print → Grid चुनें।
Headers/Footers: Page Style → Header/Footer tab → Text जोड़ें।

💡 Example:
आप चाहते हैं कि हर page पर “Monthly Sales Report” header दिखे — Format → Page → Header → Edit → Add Title Text।

💬 Interview / Exam FAQs

Q: LibreOffice Calc में Chart insert करने का shortcut क्या है?
A: Alt + I + H या Menu → Insert → Chart
Q: Chart Wizard क्या करता है?
A: Chart creation के लिए step-by-step guide देता है।
Q: Pie Chart का use कब करते हैं?
A: जब data percentage या parts of whole में दिखाना हो।
Q: Chart में Data Labels कैसे add करते हैं?
A: Right-click → Insert Data Labels
Q: Print Range define करने का menu path क्या है?
A: Format → Print Ranges → Define
Q: Print Preview का shortcut?
A: Ctrl + Shift + O (या File → Print Preview)
Q: Page Orientation कहाँ से बदलते हैं?
A: Format → Page → Page Tab → Orientation

8️⃣ Conditional Formatting, Data Validation & Protection (LibreOffice Calc)

📘 Introduction

LibreOffice Calc में Conditional Formatting और Data Validation दो बहुत powerful features हैं। इनका use data को manage, highlight और protect करने के लिए किया जाता है। इसके अलावा, Sheet Protection data को अनचाही editing से बचाता है।

🎨 1️⃣ Conditional Formatting

Conditional Formatting का मतलब है — किसी condition (शर्त) के आधार पर cells के format (color, font, style) को automatically बदलना। यानी data खुद अपने rule के हिसाब से highlight होगा।

📄 Menu Path:

Format → Conditional → Condition...

📄 Steps to Apply Conditional Formatting:

Data range select करें (जैसे A1:A10)।
Menu में जाएँ → Format → Conditional → Condition।
Dialog box खुलेगा — यहाँ condition set करें (जैसे “Cell value is greater than 50”)।
Condition true होने पर कौन-सा style apply होगा, वो चुनें (जैसे green background)।
OK दबाएँ — formatting apply हो जाएगी।

💡 Example:
अगर आपके पास marks list है और आप चाहते हैं कि 40 से कम marks वाले cells red दिखें — Range select करें → Format → Conditional → Condition → “Cell value is less than 40” → Style: Red Background → OK।

📄 Types of Conditional Formatting:

Cell Value: Numeric comparison (>, <, =, >=, <=)
Formula Based: Custom logic apply करना (Example: MOD(ROW();2)=0 for alternate row color)
Color Scale: Value के हिसाब से color gradient apply करना
Data Bar: Cells में bar length के अनुसार values दिखाना
Icon Set: Icons (arrow, flag, etc.) के माध्यम से performance दिखाना

💡 Example (Color Scale): 0 से 100 तक marks वाले range में Green → High values, Yellow → Medium, Red → Low values।

✅ 2️⃣ Data Validation

Data Validation का use input data को restrict करने के लिए किया जाता है। यानी user केवल वही value डाल सकता है जो rule में allowed है। इससे गलत entries (जैसे गलत date या text) से बचा जा सकता है।

📄 Menu Path:

Data → Validity...

📄 Steps to Apply Data Validation:

Cell या range select करें।
Menu में जाएँ → Data → Validity।
Dialog box में “Criteria” tab खोलें।
Validation type चुनें (Whole Number, Decimal, List, Date, Time, Text length आदि)।
Minimum और Maximum values set करें।
“Input Help” और “Error Alert” tabs से custom messages set करें।
OK पर click करें।

💡 Example:
अगर आप चाहते हैं कि A1:A10 में सिर्फ 1 से 100 के बीच की संख्या enter हो — Data → Validity → Criteria: Whole Number → between 1 and 100 → OK।

📄 Validation Criteria Options:

Type	Description	Example
Whole Number	Only integers allowed	1–100
Decimal	Decimal numbers allowed	0.1–99.9
Date	Specific date range	01/01/2025–12/31/2025
List	Predefined dropdown values	Male, Female, Other
Text Length	Characters limit	Max 10 letters
Custom	Formula based condition	=A1>0

💡 Example (List Validation): Gender column में सिर्फ तीन valid values हों — Data → Validity → Criteria → List → Enter values: Male;Female;Other → OK।

📄 Validation Messages:

Input Help: जब user cell select करे तो tip message दिखे।
Error Alert: Wrong data डालने पर error popup दिखे।

💡 Example: Input Help – “Enter marks between 0 and 100” Error Alert – “Invalid Marks! Please enter within range.”

🔒 3️⃣ Protecting Cells & Sheets

Protection feature worksheet या specific cells को edit होने से बचाता है। यानी unauthorized user data change नहीं कर पाएगा।

📄 Menu Path:

Tools → Protect Sheet...

📄 Steps to Protect Sheet:

Worksheet open करें।
Menu में जाएँ → Tools → Protect Sheet।
Password (optional) डालें।
Allowed actions चुनें (जैसे Select cells, Format cells आदि)।
OK दबाएँ — sheet अब protected है।

💡 Example:
अगर आप चाहते हैं कि marks sheet में कोई accidental edit न हो — Tools → Protect Sheet → Password डालें → OK।

📄 To Unprotect Sheet:

Tools → Protect Sheet (Uncheck) → Password डालें (अगर set किया हो)।

🧩 4️⃣ Protecting Specific Cells Only

By default, Calc में सारे cells “Locked” रहते हैं, लेकिन protection तब तक active नहीं होता जब तक आप sheet protect नहीं करते। अगर आप चाहते हैं कि कुछ specific cells editable रहें — तो पहले उन्हें unlock करें।

📄 Steps:

Editable cells select करें।
Right-click → Format Cells → Cell Protection tab।
“Protected” checkbox untick करें → OK।
अब sheet protect करें (Tools → Protect Sheet)।

💡 Example:
अगर A1:A5 user input के लिए हों और बाकी protected रहें — A1:A5 select करें → Format Cells → Untick “Protected” → फिर Protect Sheet।

💬 Interview / Exam FAQs

Q: Conditional Formatting का use क्या है?
A: Conditions के आधार पर cell formatting change करने के लिए।
Q: Conditional Formatting का menu path क्या है?
A: Format → Conditional → Condition
Q: Data Validation कहाँ से apply करते हैं?
A: Data → Validity...
Q: LibreOffice Calc में list-based dropdown कैसे बनाते हैं?
A: Data → Validity → Criteria → List → Enter values → OK
Q: Sheet को protect करने का shortcut क्या है?
A: Tools → Protect Sheet (कोई fixed shortcut नहीं)
Q: By default Calc में cells locked रहते हैं या unlocked?
A: Locked रहते हैं लेकिन protection active नहीं होती जब तक sheet protected न की जाए।
Q: Error Alert क्या करता है?
A: Wrong data entry पर warning या message दिखाता है।

9️⃣ Pivot Table, Goal Seek & Scenario Management (LibreOffice Calc)

📘 Introduction

LibreOffice Calc में Pivot Table, Goal Seek और Scenario Manager ऐसे powerful tools हैं जो data analysis और “what-if” situations समझने में मदद करते हैं। ये tools आपको बड़ी quantity के data को summarize, analyze और compare करने में आसान बनाते हैं।

📊 1️⃣ Pivot Table

Pivot Table एक summary table होती है जो large data को analyze करने में help करती है। इससे आप easily total, average, count या अन्य calculations group-wise निकाल सकते हैं।

📄 Menu Path:

Data → Pivot Table → Create...

📄 Steps to Create a Pivot Table:

Data range select करें (जैसे A1:D20)।
Menu में जाएँ → Data → Pivot Table → Create।
Dialog box खुलेगा → "Current Selection" चुनें → OK।
Pivot Table Layout window खुलेगी।
Fields को drag करें:
- Row Fields: Category (जैसे Product Name)
- Column Fields: Months / Regions
- Data Fields: Values (जैसे Sales Amount)
OK दबाएँ — आपका Pivot Table तैयार!

💡 Example:
अगर आपके पास “Product”, “Region”, “Sales” data है — तो आप Pivot Table से region-wise total sales निकाल सकते हैं।

📄 Common Pivot Table Operations:

Sum: Values का total निकालता है।
Count: Entries की गिनती।
Average: Values का औसत।
Filter: Specific category data दिखाना।
Grouping: Months, Dates या Ranges group करना।

📄 To Update Pivot Table:

Right-click → Refresh (अगर source data change हो जाए)

💡 Tip:
Pivot Table automatically update नहीं होती — Data change होने पर हमेशा “Refresh” करें।

🎯 2️⃣ Goal Seek

Goal Seek एक “What-If Analysis” tool है। इसका use तब किया जाता है जब आपको final result पता है, लेकिन यह जानना है कि उस result तक पहुँचने के लिए कौन-सी input value चाहिए।

📄 Menu Path:

Tools → Goal Seek...

📄 Goal Seek Dialog के 3 भाग:

Field	Description
Formula Cell	वो cell जिसमें formula है (जैसे =A1*B1)
Target Value	Desired result (जैसे 500)
Variable Cell	वो cell जिसकी value बदलनी है (जैसे B1)

📄 Steps to Use Goal Seek:

Formula बनाइए, जैसे =A1*B1
Menu में जाएँ → Tools → Goal Seek
“Formula Cell” में formula cell select करें
“Target Value” में desired result डालें (e.g., 500)
“Variable Cell” में वो cell select करें जिसकी value बदलनी है (e.g., B1)
OK दबाएँ → Calc automatically B1 की सही value calculate कर देगा।

💡 Example:
A1 = 50 (rate per item), B1 = quantity, Formula = A1*B1 Target Value = 1000 Goal Seek बताएगा कि quantity (B1) = 20 चाहिए ताकि total = 1000 बने।

🧩 3️⃣ Scenario Management

Scenario Manager का use अलग-अलग “what-if” situations compare करने के लिए किया जाता है। इससे आप multiple data sets (scenarios) बना सकते हैं और एक ही sheet में compare कर सकते हैं कि कौन-सा case बेहतर है।

📄 Menu Path:

Tools → Scenarios...

📄 Steps to Create a Scenario:

Cells select करें जिनमें input values हैं (e.g., B1:B3)।
Menu में जाएँ → Tools → Scenarios...
Scenario name डालें (e.g., “High Sales”, “Low Sales”)
Optional comment या color choose करें।
OK दबाएँ। Calc scenario save कर लेगा।
अब values बदलकर दूसरा scenario बनाइए (e.g., “Medium Sales”)।

💡 Example:
आप sales sheet में तीन scenarios बना सकते हैं — “Low Demand”, “Average Demand”, और “High Demand” — ताकि देख सकें profit कहाँ ज़्यादा है।

📄 To View or Switch Scenarios:

View → Toolbars → Scenario Manager

Scenario list में से किसी एक को select करें → Data बदल जाएगा।
Scenario summary बनाने के लिए Tools → Scenarios → Summary चुनें।

💡 Tip:
Scenario Summary automatically एक नई sheet में सभी scenarios compare कर देता है।

⚙️ 4️⃣ Comparison of Analysis Tools

Feature	Purpose	Example Use
Pivot Table	Data summarization	Region-wise total sales
Goal Seek	Find required input for known output	Find price needed for target profit
Scenario Manager	Compare multiple outcomes	Different sales conditions compare करना

💬 Interview / Exam FAQs

Q: Pivot Table का use क्या है?
A: Large data को summarize और analyze करने के लिए।
Q: Pivot Table insert करने का menu path?
A: Data → Pivot Table → Create
Q: Goal Seek में कितने fields होते हैं?
A: 3 — Formula Cell, Target Value, Variable Cell
Q: Scenario Manager किसलिए use होता है?
A: Different “what-if” data sets compare करने के लिए।
Q: Goal Seek और Scenario में अंतर?
A: Goal Seek single output के लिए use होता है, Scenario multiple cases compare करने के लिए।
Q: Pivot Table refresh कैसे करते हैं?
A: Right-click → Refresh
Q: Scenario Summary क्या करता है?
A: सभी scenarios की comparison sheet बनाता है।

🔟 Database Functions (LibreOffice Calc)

📘 Introduction

LibreOffice Calc में Database Functions data analysis के लिए special formulas होते हैं। ये functions Excel की तरह “database” table (header row + records) पर काम करते हैं। इनसे आप criteria set करके range के अंदर calculations कर सकते हैं — जैसे total, average, count etc. based on conditions.

💡 Example:
अगर आपके पास employee list है और आप केवल “Sales Department” के salary का total निकालना चाहते हैं, तो आप DSUM use कर सकते हैं।

🧩 1️⃣ Structure of Database Functions

Database functions का basic syntax तीन भागों में बँटा होता है 👇

=Dfunction(Database Range; Field; Criteria Range)

Parameter	Description	Example
Database Range	पूरे table का range (header सहित)	A1:C20
Field	Column name या column number जिस पर calculation होनी है	"Salary" या 3
Criteria Range	वो range जहाँ condition लिखी गई हो	E1:E2

💡 Example:
=DSUM(A1:C20;"Salary";E1:E2) → केवल उन rows का salary sum करेगा जो criteria (E1:E2) से match करती हैं।

🧮 2️⃣ Major Database Functions in Calc

Function	Purpose	Example	Result
DSUM	Criteria के basis पर total निकालता है	=DSUM(A1:C20;"Salary";E1:E2)	Sales Dept salary sum
DAVERAGE	Criteria के basis पर average निकालता है	=DAVERAGE(A1:C20;"Salary";E1:E2)	Sales Dept average salary
DCOUNT	Numeric records की गिनती करता है	=DCOUNT(A1:C20;"Age";E1:E2)	Count of matching records
DCOUNTA	All non-empty records count करता है	=DCOUNTA(A1:C20;"Name";E1:E2)	Count of filled names
DMAX	Maximum value निकालता है	=DMAX(A1:C20;"Salary";E1:E2)	Highest Salary (Sales Dept)
DMIN	Minimum value निकालता है	=DMIN(A1:C20;"Salary";E1:E2)	Lowest Salary (Sales Dept)
DPRODUCT	Criteria match rows के values का product	=DPRODUCT(A1:C20;"Units";E1:E2)	Multiplication result
DGET	Condition match row का एक specific value return करता है	=DGET(A1:C20;"Salary";E1:E2)	Unique match salary
DVAR	Sample variance निकालता है	=DVAR(A1:C20;"Marks";E1:E2)	Variance of marks
DSTDEV	Sample standard deviation निकालता है	=DSTDEV(A1:C20;"Marks";E1:E2)	Standard Deviation

💡 Example:
Database: A1:C7 (Name, Dept, Salary)
Criteria: E1:E2 → Dept = "Sales"
Formula: =DSUM(A1:C7;"Salary";E1:E2) 👉 Result = Sales Dept की सभी salary का total।

📊 3️⃣ How to Set Criteria Range

Criteria range एक mini table की तरह होता है जो condition define करता है। इसमें कम-से-कम एक header और उसके नीचे condition होनी चाहिए।

E1	F1
Dept	Salary
Sales	>=40000

अब formula: =DSUM(A1:C20;"Salary";E1:F2) → केवल Sales Dept के 40000 या उससे ज्यादा salary का sum करेगा।

🧠 4️⃣ Real-Life Use Cases

Department-wise salary report
Product-wise sales analysis
Marks > 60 वाले students की count
Specific region के profits का average

💡 Example:
=DCOUNT(A1:D50;"Marks";F1:F2) → उन students की गिनती जो 60 से ज्यादा marks ले रहे हैं।

⚙️ 5️⃣ Tips & Common Errors

Always include headers in the database range.
Criteria range के header exactly database header से match होने चाहिए।
Field name quotes में लिखना ना भूलें (“Salary”).
If criteria range wrong हो गया तो #VALUE! error आ सकता है।
Database functions are case-insensitive (by default)।

💬 Interview / Exam FAQs

Q: Database functions का use किस लिए किया जाता है?
A: Criteria-based data analysis और summary calculations के लिए।
Q: DSUM का syntax क्या है?
A: =DSUM(Database; Field; Criteria)
Q: DCOUNT और DCOUNTA में क्या अंतर है?
A: DCOUNT केवल numeric cells count करता है, DCOUNTA सभी non-empty cells।
Q: Criteria range में header क्यों ज़रूरी है?
A: क्योंकि Calc criteria को header से identify करता है।
Q: DAVERAGE का use क्या है?
A: Criteria-match rows का average निकालने के लिए।
Q: DGET function कब error देता है?
A: जब criteria के multiple rows match करते हैं या कोई match नहीं होता।

11️⃣ Macros & Automation (LibreOffice Calc)

📘 Introduction

Macro ek chhota program hota hai jo repetitive tasks ko automatically perform karta hai. LibreOffice Calc me macros aapke actions (like formatting, typing, calculations) ko record karke ek command sequence me convert kar dete hain — jise aap ek click ya shortcut key se run kar sakte ho.

💡 Example:
Agar aap har sheet me column A ko bold aur blue karte ho, to macro record karne ke baad ye kaam ek click me ho jaayega!

🧩 1️⃣ What is a Macro?

Macro ek recorded instruction set hota hai jo Calc me repetitive steps ko automatically repeat karta hai. LibreOffice me macros StarBasic (Visual Basic jaise hi) language me likhe jaate hain.

📄 Macro ke Benefits:

Repetitive kaam automatically ho jaata hai
Time saving aur accuracy badh jaati hai
Complex formatting aur calculations ek shortcut se run ho jaate hain

🎥 2️⃣ Recording a Macro

LibreOffice Calc me macro record karne ke liye built-in recorder milta hai. Ye aapke har action (mouse click, typing, formatting) ko record karta hai.

📄 Menu Path:

Tools → Macros → Record Macro

📄 Steps to Record Macro:

Open your spreadsheet.
Menu me jao → Tools → Macros → Record Macro.
Recorder chalu ho jaayega (ek small dialog box dikhega).
Ab wo kaam karo jo aap record karna chahte ho (e.g., format cells, enter data).
Finish hone par “Stop Recording” button dabao.
Dialog box open hoga → Macro ka naam do aur location choose karo.
OK click karo — Macro save ho gaya!

💡 Example:
Aapne A1 cell me “Welcome” likha, bold aur blue color apply kiya, aur macro save kiya “WelcomeFormat” naam se → ab ye action ek shortcut me repeat ho sakta hai।

⚙️ 3️⃣ Running a Macro

Record hone ke baad macro ko run karne ke liye:

📄 Menu Path:

Tools → Macros → Run Macro

📄 Steps:

Menu me jao → Tools → Macros → Run Macro।
Dialog box me “My Macros → Standard → Module1” open karo।
Apna macro select karo (e.g., WelcomeFormat)।
Run pe click karo।

💡 Shortcut Tip:
Aap macro ko ek button ya shortcut key se bhi assign kar sakte ho → (Tools → Customize → Keyboard)।

⌨️ 4️⃣ Assigning a Shortcut Key to Macro

Agar aap bar-bar ek macro run karte ho, to usse shortcut key assign karna easy hota hai।

📄 Menu Path:

Tools → Customize → Keyboard

📄 Steps:

Tools → Customize open karo।
Keyboard tab select karo।
Ek free shortcut key choose karo (e.g., Ctrl + Shift + M)।
Functions list me jao → Category: LibreOffice Macros।
Apna macro select karo aur “Modify” dabao।
OK click karo — ab wo shortcut macro run karega।

💡 Example:
Ctrl + Shift + M dabate hi A1 cell me “Welcome” bold aur blue ho jaayega।

🧠 5️⃣ Editing a Macro

Agar aapko macro me kuch change karna ho, to aap Basic Editor me jaa kar code modify kar sakte ho।

📄 Menu Path:

Tools → Macros → Organize Macros → LibreOffice Basic

📄 Steps:

Tools → Macros → Organize Macros → LibreOffice Basic kholiyega।
Macro select karke “Edit” pe click karo।
Code editor (Basic IDE) open hoga।
Code change kar ke Save karo।

Sub WelcomeFormat
    Sheets(1).getCellRangeByName("A1").String = "Welcome"
    Sheets(1).getCellRangeByName("A1").CharWeight = com.sun.star.awt.FontWeight.BOLD
    Sheets(1).getCellRangeByName("A1").CharColor = RGB(0,0,255)
End Sub

💡 Example:
Upar diye code me “Welcome” text bold aur blue ban jaata hai jab macro run hota hai।

🔒 6️⃣ Macro Security Settings

LibreOffice by default unknown macros ko block karta hai taaki virus ya malicious code run na ho. Isliye macro run karne se pehle security level check karna zaruri hai।

📄 Menu Path:

Tools → Options → LibreOffice → Security → Macro Security

📄 Levels of Security:

Very High: Only signed macros allowed
High: Trusted location ke macros allowed
Medium: User confirmation ke baad macro run hota hai
Low: All macros allowed (⚠️ Not recommended)

💡 Tip:
“Medium” level choose karna best practice hai — Calc aapse confirmation poochega before running macro।

📦 7️⃣ Saving a Macro-Enabled File

Macros ko support karne ke liye file ko special format me save karna hota hai।

📄 Format:

ODF Spreadsheet (.ods) — supports macros

💡 Tip:
File save karte waqt Enable Macros option allow karein, warna macro next time disable ho jaayega।

💬 Interview / Exam FAQs

Q: LibreOffice Calc me Macro kya hota hai?
A: Ek recorded instruction set jo repetitive tasks automatically karta hai।
Q: Macro record karne ka menu path kya hai?
A: Tools → Macros → Record Macro
Q: LibreOffice macros kis language me likhe jaate hain?
A: LibreOffice Basic (StarBasic)
Q: Macro file ka format kya hota hai?
A: .ods (ODF Spreadsheet)
Q: Macro ko shortcut assign karne ka menu path?
A: Tools → Customize → Keyboard
Q: Macro security level kaha set hota hai?
A: Tools → Options → LibreOffice → Security → Macro Security
Q: Macro edit karne ka menu path kya hai?
A: Tools → Macros → Organize Macros → LibreOffice Basic

12️⃣ LibreOffice Calc All Shortcut Keys (Menu-wise Full Reference)

📘 Introduction

LibreOffice Calc me shortcut keys productivity ko double kar deti hain ⚡ Ye keyboard combinations aapko har menu ke kaam ko mouse ke bina karne ki power dete hain। Niche diye gaye sabhi shortcuts LibreOffice Calc verified hain — koi bhi chootha nahi गया है।

📂 1️⃣ FILE Menu Shortcuts

Shortcut	Function
Ctrl + N	New Spreadsheet
Ctrl + O	Open existing spreadsheet
Ctrl + S	Save current spreadsheet
Ctrl + Shift + S	Save As new file
Ctrl + P	Print document
Ctrl + Shift + O	Print Preview
Ctrl + W	Close current file
Ctrl + Q	Exit LibreOffice Calc
Ctrl + Shift + F12	Export as PDF

✏️ 2️⃣ EDIT Menu Shortcuts

Shortcut	Function
Ctrl + Z	Undo last action
Ctrl + Y	Redo last undone action
Ctrl + X	Cut selected cells
Ctrl + C	Copy selected cells
Ctrl + V	Paste
Ctrl + Alt + Shift + V	Paste Special
Ctrl + F	Find text/value
Ctrl + H	Find & Replace
Ctrl + A	Select All
Ctrl + D	Fill Down (copy upper cell value)
Ctrl + R	Fill Right
Del	Clear cell contents

👁️ 3️⃣ VIEW Menu Shortcuts

Shortcut	Function
Ctrl + Shift + R	Recalculate all formulas
Ctrl + Shift + F9	Refresh display
Ctrl + F2	Function Wizard
Ctrl + F1	Show/Hide Tips (Help Balloons)
Ctrl + Shift + E	Full Screen Mode
Ctrl + Scroll Wheel	Zoom In/Out

📋 4️⃣ INSERT Menu Shortcuts

Shortcut	Function
Ctrl + ;	Insert Current Date
Ctrl + Shift + ;	Insert Current Time
Ctrl + Shift + F2	Insert Hyperlink
Ctrl + Shift + Space	Select Entire Column
Shift + Space	Select Entire Row
Ctrl + Plus (+)	Insert New Row/Column
Ctrl + -	Delete Row/Column
Ctrl + F3	Define Name (Named Range)

🎨 5️⃣ FORMAT Menu Shortcuts

Shortcut	Function
Ctrl + 1	Format Cells Dialog
Ctrl + B	Bold Text
Ctrl + I	Italic Text
Ctrl + U	Underline Text
Ctrl + Shift + X	Strikethrough Text
Alt + Down Arrow	Open AutoFilter
Ctrl + Shift + ↑ / ↓	Adjust Row Height
Ctrl + Shift + → / ←	Adjust Column Width
Ctrl + E	Center Align
Ctrl + L	Left Align
Ctrl + R	Right Align
Ctrl + M	Clear Direct Formatting
Ctrl + 5	Apply Number Format

📊 6️⃣ DATA Menu Shortcuts

Shortcut	Function
Ctrl + Shift + L	Apply/Remove AutoFilter
Alt + Down Arrow	Open Filter Dropdown
Ctrl + Shift + K	Insert Comment
Ctrl + Shift + F2	Insert Hyperlink
Ctrl + Shift + F9	Refresh Pivot Table
Ctrl + Shift + F12	Export Data as PDF

🔧 7️⃣ TOOLS Menu Shortcuts

Shortcut	Function
Ctrl + F2	Function Wizard
Alt + F11	Open Macro Editor
Alt + T, M, R	Record Macro (Sequence)
Alt + T, M, O	Organize Macros
Alt + T, G	Goal Seek Dialog
Alt + T, S	Scenario Manager

🪟 8️⃣ WINDOW Menu Shortcuts

Shortcut	Function
Ctrl + F6	Switch between panes
Ctrl + F4	Close current window
Ctrl + Tab	Move to next sheet
Ctrl + Shift + Tab	Move to previous sheet

🆘 9️⃣ HELP Menu Shortcuts

Shortcut	Function
F1	Open LibreOffice Help
Shift + F1	Help about specific UI element
Ctrl + F1	Show Tooltip/Extended Help

📗 🔟 GENERAL & NAVIGATION Shortcuts

Shortcut	Function
Ctrl + Arrow Keys	Jump to data boundaries
Shift + Arrow Keys	Select multiple cells
Ctrl + Space	Select entire column
Shift + Space	Select entire row
Ctrl + Page Up / Page Down	Switch sheets
Alt + Enter	Insert new line within cell
F2	Edit cell content
Enter	Move one cell down
Shift + Enter	Move one cell up
Tab / Shift + Tab	Move right / left

💬 Interview / Exam FAQs

Q: Function Wizard kholne ka shortcut kya hai?
A: Ctrl + F2
Q: Print Preview ka shortcut?
A: Ctrl + Shift + O
Q: Current date aur time insert karne ke shortcut?
A: Date → Ctrl + ; , Time → Ctrl + Shift + ;
Q: Format Cells dialog kholne ka shortcut?
A: Ctrl + 1
Q: Full screen mode on/off?
A: Ctrl + Shift + E
Q: Sheet switch karne ke shortcut?
A: Ctrl + Page Up / Ctrl + Page Down

Spreadsheet – NIELIT O Level (M1-R5) | Boosting Skills

📘 Introduction

🧩 1️⃣ Elements of Spreadsheet

📗 2️⃣ Cell Concept & Address

📘 3️⃣ Selecting Cells

📝 4️⃣ Entering Data in Cells

🧮 5️⃣ Basic Data Entry Rules

💬 Interview / Exam FAQs

📘 Introduction

🧾 1️⃣ Creating a New Spreadsheet

🪟 Steps:

📂 2️⃣ Opening an Existing Spreadsheet

🪟 Steps:

💾 3️⃣ Saving a Spreadsheet

🪟 Steps:

📘 4️⃣ Closing a Spreadsheet

🪟 Steps:

🖨️ 5️⃣ Page Setup & Printing Spreadsheet

📄 Page Setup Options:

🪟 Steps for Printing:

🧮 6️⃣ Additional Tips

💬 Interview / Exam FAQs

📘 Introduction

🧾 1️⃣ Formatting Basics in Calc

🖋️ 2️⃣ Font Formatting

📄 Font Options (Menu Path: Format → Cells → Font)

🧍‍♂️ 3️⃣ Alignment & Text Control

📄 Alignment Options (Format → Cells → Alignment)

📄 Text Control Options:

🔢 4️⃣ Number Formatting

📄 Apply Number Format (Menu: Format → Cells → Numbers)

🧱 5️⃣ Borders, Background & Cell Styles

📄 Menu Path:

✏️ 6️⃣ Editing Cells

🧮 7️⃣ Useful Editing Shortcuts (Calc)

💬 Interview / Exam FAQs

📘 Introduction

✂️ 1️⃣ Cut, Copy & Paste

📄 Menu Path:

🧮 2️⃣ Copying Formats Only

📏 3️⃣ Resizing Rows & Columns

📄 Manual Resize:

📄 AutoFit Option:

📄 Set Specific Size:

➕ 4️⃣ Inserting Rows & Columns

📄 Menu Path:

➖ 5️⃣ Deleting Rows & Columns

📄 Menu Path:

📚 6️⃣ Moving or Copying Cells with Drag & Drop

💬 Interview / Exam FAQs

📘 Introduction

⚙️ 1️⃣ AutoFill in LibreOffice Calc

📄 Steps:

📄 Menu Path:

🔢 Fill Series Options:

🔠 2️⃣ Sorting Data

📄 Menu Path:

📄 Steps for Sorting:

📄 Shortcut Keys:

🔍 3️⃣ Filtering Data

📄 AutoFilter Apply करने के Steps:

📊 4️⃣ Standard Filter (Advanced Filtering)

📄 Steps:

🧩 5️⃣ Removing Filters

💬 Interview / Exam FAQs

📘 Introduction

🧮 1️⃣ What is a Formula?

📄 Basic Arithmetic Operators:

📘 2️⃣ Cell Referencing

🔢 3️⃣ Common Mathematical Functions

📆 4️⃣ Date & Time Functions

🧠 5️⃣ Logical Functions

📊 6️⃣ Statistical Functions

🧩 7️⃣ Text Functions

📗 8️⃣ Error Handling Functions

💬 Interview / Exam FAQs

📘 Introduction

📊 1️⃣ What is a Chart?

📄 Common Chart Types:

📈 2️⃣ Creating a Chart in Calc